Το τιμολόγιο που εκδίδεται βιαστικά στο τέλος της ημέρας μπορεί να κοστίσει περισσότερο από όσο φαίνεται: λάθος ΑΦΜ, ελλιπής αιτιολογία, καθυστέρηση στη διαβίβαση ή ένα παραστατικό που δεν βρίσκετε όταν το χρειάζεστε. Η επιλογή χειρόγραφη ή ηλεκτρονική τιμολόγηση δεν αφορά μόνο τον τρόπο έκδοσης ενός εγγράφου. Επηρεάζει την καθημερινή οργάνωση, τη συμμόρφωση με τις υποχρεώσεις myDATA, την εικόνα της επιχείρησης και τον χρόνο που μένει διαθέσιμος για τη δουλειά σας.

Για αρκετές μικρές επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες, η χειρόγραφη έκδοση παραστατικών μοιάζει απλή επειδή είναι γνώριμη. Όσο όμως αυξάνονται οι συναλλαγές, οι διαφορετικοί πελάτες και οι υποχρεώσεις διαβίβασης, η «απλή» λύση συχνά μετατρέπεται σε πρόσθετη γραφειοκρατία. Η σωστή επιλογή δεν είναι ίδια για όλους. Εξαρτάται από τον όγκο παραστατικών, τον τρόπο που εργάζεστε, το είδος των πελατών σας και το πόσο άμεσα θέλετε να παρακολουθείτε τα οικονομικά σας.

Τι σημαίνει στην πράξη χειρόγραφη τιμολόγηση

Στη χειρόγραφη τιμολόγηση, το παραστατικό συμπληρώνεται σε έντυπο μπλοκ ή σε άλλο νόμιμο έντυπο μέσο. Χρειάζεται προσοχή σε κάθε στοιχείο: ημερομηνία, αριθμό παραστατικού, στοιχεία εκδότη και πελάτη, περιγραφή υπηρεσίας ή αγαθών, καθαρή αξία, ΦΠΑ, κρατήσεις όπου υπάρχουν και τελικό ποσό.

Η μέθοδος αυτή μπορεί να εξυπηρετεί έναν επαγγελματία με πολύ περιορισμένες και σποραδικές συναλλαγές, ιδιαίτερα όταν εργάζεται εκτός γραφείου ή δεν έχει άμεση πρόσβαση σε υπολογιστή και σύνδεση στο διαδίκτυο. Δεν σημαίνει όμως ότι απαλλάσσει την επιχείρηση από τις ψηφιακές φορολογικές υποχρεώσεις. Η έκδοση στο χαρτί και η διαβίβαση των δεδομένων στην πλατφόρμα myDATA είναι δύο διαφορετικά θέματα.

Εκεί βρίσκεται και η βασική δυσκολία. Μετά την έκδοση του χειρόγραφου παραστατικού, τα στοιχεία πρέπει να περαστούν σωστά και έγκαιρα με τον τρόπο που προβλέπεται για την επιχείρησή σας. Αυτό προσθέτει ένα δεύτερο βήμα, το οποίο απαιτεί οργάνωση και αυξάνει τον κίνδυνο να ξεχαστεί κάποιο παραστατικό ή να καταχωριστεί λανθασμένα.

Τα σημεία που συνήθως δυσκολεύουν

Το χειρόγραφο τιμολόγιο δεν διορθώνει μόνο του αριθμήσεις, υπολογισμούς ή συντελεστές ΦΠΑ. Ένα λάθος μπορεί να απαιτήσει ακύρωση και επανέκδοση, με αποτέλεσμα αναστάτωση τόσο για εσάς όσο και για τον πελάτη σας. Επιπλέον, η αναζήτηση παλαιών παραστατικών, η συμφωνία με πληρωμές και η εικόνα των ανεξόφλητων απαιτήσεων γίνονται πιο χρονοβόρες.

Υπάρχει επίσης το πρακτικό θέμα της αρχειοθέτησης. Τα μπλοκ πρέπει να φυλάσσονται με ασφάλεια, να είναι διαθέσιμα όταν ζητηθούν και να μην χαθούν ή φθαρούν. Για μια επιχείρηση που εκδίδει λίγα παραστατικά τον μήνα, αυτό ίσως είναι διαχειρίσιμο. Για μια επιχείρηση που αναπτύσσεται, συνήθως δεν είναι η πιο λειτουργική βάση για το επόμενο βήμα.

Χειρόγραφη ή ηλεκτρονική τιμολόγηση για μια οργανωμένη επιχείρηση;

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση σημαίνει ότι το παραστατικό δημιουργείται μέσω κατάλληλης εφαρμογής ή συστήματος. Τα στοιχεία του πελάτη, οι υπηρεσίες, οι τιμές και οι συντελεστές καταχωρίζονται ψηφιακά, ενώ το τιμολόγιο αποστέλλεται εύκολα στον πελάτη και αποθηκεύεται ηλεκτρονικά.

Το βασικό όφελος δεν είναι ότι το τιμολόγιο φαίνεται πιο σύγχρονο. Είναι ότι η διαδικασία γίνεται πιο ελεγχόμενη. Το σύστημα μπορεί να διατηρεί συνεχή αρίθμηση, να υπολογίζει τα ποσά, να αντλεί επαναλαμβανόμενα στοιχεία πελατών και να σας δίνει άμεση πρόσβαση στο ιστορικό των συναλλαγών σας.

Για έναν τεχνικό που εκδίδει τιμολόγια από το κινητό μετά από κάθε εργασία, για έναν σύμβουλο που τιμολογεί μηνιαίες υπηρεσίες ή για ένα ηλεκτρονικό κατάστημα με συχνές πωλήσεις, η διαφορά είναι ουσιαστική. Αντί να συγκεντρώνει χαρτιά για καταχώριση στο τέλος του μήνα, μπορεί να έχει μια πιο καθαρή και άμεση ροή εργασίας.

Η ηλεκτρονική έκδοση δεν είναι μόνο θέμα ταχύτητας

Μια σωστά επιλεγμένη λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης βοηθά να περιοριστούν τα επαναλαμβανόμενα λάθη. Αν τιμολογείτε συχνά τους ίδιους πελάτες ή τις ίδιες υπηρεσίες, τα στοιχεία δεν χρειάζεται να γράφονται από την αρχή κάθε φορά. Έτσι μειώνονται τα λάθη σε επωνυμίες, διευθύνσεις, ΑΦΜ και περιγραφές.

Παράλληλα, η επιχείρηση αποκτά καλύτερη εικόνα για το τι έχει εκδοθεί, τι έχει σταλεί, ποια τιμολόγια παραμένουν ανεξόφλητα και ποιες περίοδοι έχουν αυξημένη δραστηριότητα. Αυτή η εικόνα βοηθά όχι μόνο τον λογιστή, αλλά και τον ίδιο τον επιχειρηματία να προγραμματίζει εισπράξεις, αγορές και υποχρεώσεις.

Η ηλεκτρονική οργάνωση διευκολύνει και τη συνεργασία με το λογιστικό γραφείο. Όταν τα παραστατικά είναι ταξινομημένα και διαθέσιμα, οι έλεγχοι γίνονται γρηγορότερα και τα προβλήματα εντοπίζονται νωρίς. Αυτό δεν καταργεί την ανάγκη για λογιστική παρακολούθηση. Δημιουργεί όμως καλύτερες προϋποθέσεις για σωστές αποφάσεις και έγκαιρη αντιμετώπιση λαθών.

Το myDATA αλλάζει τον τρόπο που σκέφτεστε τα παραστατικά

Η διαβίβαση δεδομένων στο myDATA έχει κάνει την τιμολόγηση μέρος μιας ευρύτερης καθημερινής φορολογικής διαδικασίας. Δεν αρκεί να εκδοθεί ένα παραστατικό σωστά. Χρειάζεται να διαβιβαστούν τα απαιτούμενα δεδομένα με τον ορθό χαρακτηρισμό και μέσα στις προθεσμίες που ισχύουν για την κάθε περίπτωση.

Εδώ χρειάζεται μια σημαντική διευκρίνιση: η ηλεκτρονική έκδοση τιμολογίου, η ηλεκτρονική διαβίβαση στο myDATA και η χρήση παρόχου ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν είναι πάντα το ίδιο πράγμα. Η κατάλληλη λύση εξαρτάται από τη δραστηριότητα, τα βιβλία που τηρείτε, τον όγκο των παραστατικών και τις ισχύουσες υποχρεώσεις σας.

Γι’ αυτό δεν είναι σωστό να επιλέξετε ένα πρόγραμμα μόνο επειδή είναι οικονομικό ή επειδή το χρησιμοποιεί κάποιος γνωστός σας. Πρέπει να εξεταστεί αν καλύπτει τις ανάγκες της επιχείρησής σας, αν υποστηρίζει τους σωστούς τύπους παραστατικών και αν εντάσσεται σωστά στη συνεργασία σας με τον λογιστή.

Πότε έχει νόημα να παραμείνετε στο χειρόγραφο

Η χειρόγραφη λύση μπορεί να είναι επαρκής όταν οι εκδόσεις είναι ελάχιστες, η δραστηριότητα είναι απλή και υπάρχει σταθερή διαδικασία για την έγκαιρη διαβίβαση και αρχειοθέτηση των παραστατικών. Δεν είναι από μόνη της «λάθος» επιλογή, εφόσον εφαρμόζεται με συνέπεια και σύμφωνα με τις φορολογικές απαιτήσεις.

Αν όμως διαπιστώνετε ότι κρατάτε σημειώσεις για να θυμηθείτε τι τιμολογήσατε, καθυστερείτε να στείλετε παραστατικά στον λογιστή, ψάχνετε μπλοκ και αντίγραφα ή διορθώνετε συχνά στοιχεία, τότε το κόστος του χειρόγραφου δεν είναι μόνο οικονομικό. Είναι χρόνος, άγχος και αυξημένος κίνδυνος λάθους.

Η μετάβαση στην ηλεκτρονική τιμολόγηση είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν αυξάνονται οι πελάτες, οι επαναλαμβανόμενες χρεώσεις ή οι πωλήσεις από απόσταση. Είναι επίσης πρακτική επιλογή για επιχειρήσεις με περισσότερα από ένα άτομα που χρειάζονται κοινή εικόνα των εκδόσεων χωρίς να ανταλλάσσουν φωτογραφίες και χαρτιά.

Πώς να επιλέξετε χωρίς να πληρώσετε για πράγματα που δεν χρειάζεστε

Ξεκινήστε από τη δική σας ροή εργασίας. Πόσα παραστατικά εκδίδετε κάθε μήνα; Εκδίδετε τιμολόγια, αποδείξεις ή και τα δύο; Χρειάζεστε πρόσβαση από κινητό; Έχετε προσωπικό ή συνεργάτες που πρέπει να εκδίδουν παραστατικά; Θέλετε να παρακολουθείτε πληρωμές και ανεξόφλητα υπόλοιπα;

Μια πολύπλοκη εφαρμογή δεν είναι πάντα καλύτερη. Αν εκδίδετε πέντε τιμολόγια τον μήνα, μπορεί να χρειάζεστε μια απλή και αξιόπιστη λύση. Αν διαχειρίζεστε δεκάδες ή εκατοντάδες συναλλαγές, χρειάζεστε διαδικασία που να μειώνει τη χειροκίνητη εργασία και να υποστηρίζει ουσιαστικά την παρακολούθηση των δεδομένων.

Πριν κάνετε αλλαγή, συζητήστε τη διαδικασία με τον λογιστή σας. Ο στόχος δεν είναι απλώς να εκδίδεται ένα καλαίσθητο PDF. Είναι να λειτουργεί σωστά η έκδοση, η διαβίβαση, η ταξινόμηση και η λογιστική παρακολούθηση χωρίς διπλές καταχωρίσεις και εκκρεμότητες.

Η ομάδα της TaxConsultant μπορεί να εξετάσει τη δική σας περίπτωση και να σας καθοδηγήσει σε μια λύση που ταιριάζει στον τρόπο που πραγματικά εργάζεστε. Κλείσε ραντεβού πριν η τιμολόγηση γίνει άλλη μία εκκρεμότητα στο τέλος του μήνα. Η σωστή διαδικασία δεν πρέπει να σας απασχολεί καθημερινά – πρέπει να σας αφήνει χρόνο να ασχολείστε με την επιχείρησή σας.