Το τιμολόγιο που εκδίδεται βιαστικά, λίγο πριν κλείσει η ημέρα, συχνά γίνεται η αιτία για λάθη, διορθώσεις και περιττή επικοινωνία με το λογιστήριο. Οι εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης δεν είναι απλώς ένας πιο γρήγορος τρόπος να στείλετε ένα παραστατικό στον πελάτη. Είναι το εργαλείο που οργανώνει τη ροή πωλήσεων, κρατά τα στοιχεία διαθέσιμα και υποστηρίζει τη σωστή διαβίβαση στο myDATA.
Για μια μικρομεσαία επιχείρηση ή έναν ελεύθερο επαγγελματία, η σωστή επιλογή μπορεί να μειώσει ουσιαστικά τη γραφειοκρατία. Η λάθος επιλογή, αντίθετα, μπορεί να προσθέσει διπλές καταχωρίσεις, κόστος και σύγχυση. Γι’ αυτό η απόφαση δεν πρέπει να βασίζεται μόνο στην τιμή μιας συνδρομής ή στο πόσο «εύκολο» δείχνει ένα πρόγραμμα στην πρώτη χρήση.
Τι κάνουν οι εφαρμογές ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Μια εφαρμογή ηλεκτρονικής τιμολόγησης επιτρέπει την έκδοση και αποστολή παραστατικών, όπως τιμολόγια πώλησης, αποδείξεις, πιστωτικά και δελτία αποστολής, σε ψηφιακή μορφή. Ανάλογα με τη λύση, μπορεί να συνδέεται με την πλατφόρμα myDATA της ΑΑΔΕ, να διαβιβάζει τα απαραίτητα δεδομένα και να διατηρεί αρχείο των παραστατικών σας.
Στην πράξη, μια καλή εφαρμογή βοηθά τον επαγγελματία να βρίσκει άμεσα το ιστορικό ενός πελάτη, να επαναλαμβάνει συχνές χρεώσεις, να παρακολουθεί ανεξόφλητα ποσά και να περιορίζει τα λάθη σε ΑΦΜ, συντελεστές ΦΠΑ και χαρακτηρισμούς συναλλαγών. Όταν ο όγκος παραστατικών αυξάνεται, αυτή η οργάνωση δεν είναι πολυτέλεια. Είναι βασική προϋπόθεση για να μην χάνεται χρόνος σε διορθώσεις.
Η ηλεκτρονική τιμολόγηση, όμως, δεν αντικαθιστά τη λογιστική παρακολούθηση. Το πρόγραμμα εκδίδει και διαβιβάζει στοιχεία, αλλά η ορθή φορολογική αντιμετώπιση κάθε συναλλαγής χρειάζεται έλεγχο. Ιδιαίτερα όταν υπάρχουν ενδοκοινοτικές συναλλαγές, απαλλαγές ΦΠΑ, παρακρατήσεις, έργα, επιδοτήσεις ή σύνθετες υπηρεσίες, η συνεργασία με το λογιστήριο είναι απαραίτητη.
myDATA: η διαβίβαση δεν είναι το μόνο ζητούμενο
Πολλοί επιχειρηματίες αναζητούν μια λύση που «στέλνει στο myDATA» και θεωρούν ότι το θέμα τελειώνει εκεί. Η διαβίβαση είναι πράγματι κρίσιμη, αλλά δεν αρκεί από μόνη της. Τα δεδομένα πρέπει να φεύγουν με τον σωστό τύπο παραστατικού, τις σωστές αξίες και τους κατάλληλους χαρακτηρισμούς όπου απαιτούνται.
Ένα παραστατικό που έχει εκδοθεί με λάθος ΦΠΑ ή λάθος περιγραφή δεν γίνεται σωστό επειδή διαβιβάστηκε επιτυχώς. Αντίθετα, το λάθος θα εμφανίζεται στα ηλεκτρονικά βιβλία και πιθανόν θα απαιτήσει διορθωτικές ενέργειες. Γι’ αυτό η εφαρμογή που θα επιλέξετε πρέπει να σας δίνει σαφή εικόνα για την κατάσταση κάθε διαβίβασης και να επιτρέπει εύκολη διαχείριση ακυρώσεων ή πιστωτικών παραστατικών.
Χρειάζεται επίσης να ξεκαθαρίσετε από την αρχή ποιος εκδίδει κάθε είδος παραστατικού. Για παράδειγμα, η έδρα, ένα e-shop, ένα φυσικό κατάστημα και ένας εξωτερικός συνεργάτης μπορεί να ακολουθούν διαφορετική καθημερινή ροή. Όταν οι διαδικασίες δεν έχουν συμφωνηθεί, δημιουργούνται διπλοεκδόσεις, παραλείψεις ή παραστατικά που φτάνουν στο λογιστήριο πολύ αργά.
Ποια λύση ταιριάζει στη δική σας επιχείρηση
Δεν υπάρχει μία εφαρμογή που να είναι ιδανική για όλους. Ένας σύμβουλος που εκδίδει λίγα τιμολόγια τον μήνα έχει διαφορετικές ανάγκες από μια εμπορική επιχείρηση με αποθήκη, παραγγελίες και πολλούς κωδικούς ειδών. Αντίστοιχα, ένα κατάστημα λιανικής πρέπει να εξετάσει προσεκτικά τη σύνδεση της τιμολόγησης με τα συστήματα ταμειακής και τις καθημερινές εισπράξεις του.
Για έναν νέο επαγγελματία με περιορισμένο όγκο παραστατικών, συνήθως προέχει η απλότητα: γρήγορη έκδοση, σωστά στοιχεία πελατών, αποστολή με email και αξιόπιστη διαβίβαση. Για μια αναπτυσσόμενη επιχείρηση, η ανάγκη μετατοπίζεται προς την εμπορική διαχείριση, την παρακολούθηση αποθήκης, τις προσφορές, τις παραγγελίες και τη δυνατότητα να εργάζονται περισσότεροι χρήστες.
Αν εκδίδετε τιμολόγια προς το Δημόσιο ή συνεργάζεστε με μεγάλους οργανισμούς, μπορεί να χρειάζεστε επιπλέον δυνατότητες ηλεκτρονικής τιμολόγησης και συγκεκριμένες προδιαγραφές ανταλλαγής δεδομένων. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιλογή δεν πρέπει να γίνει χωρίς να ελεγχθεί η ακριβής διαδικασία που απαιτεί ο πελάτης ή ο φορέας.
Εφαρμογή τιμολόγησης, ERP ή πάροχος;
Οι όροι συχνά μπερδεύονται, ενώ περιγράφουν διαφορετικά πράγματα. Μια απλή εφαρμογή τιμολόγησης καλύπτει κυρίως την έκδοση παραστατικών και τη βασική πελατειακή παρακολούθηση. Ένα ERP είναι ευρύτερο σύστημα οργάνωσης, που μπορεί να περιλαμβάνει αποθήκη, αγορές, παραγωγή, παραγγελίες, πωλητές και οικονομικές αναφορές.
Ο πάροχος ηλεκτρονικής έκδοσης στοιχείων αφορά ειδικό τρόπο διαβίβασης και διαχείρισης παραστατικών, με συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Δεν είναι κάθε πρόγραμμα τιμολόγησης πάροχος, ούτε χρειάζεται κάθε επιχείρηση να επιλέξει πάροχο. Η κατάλληλη λύση εξαρτάται από τον τρόπο λειτουργίας, τον αριθμό των παραστατικών, τον κλάδο και τις μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησης.
Η υπερβολή έχει κόστος. Ένα πολύπλοκο ERP για έναν ελεύθερο επαγγελματία μπορεί να μείνει αναξιοποίητο, ενώ μια πολύ απλή εφαρμογή μπορεί να δυσκολεύει μια επιχείρηση που χρειάζεται αποθήκη και πολλαπλά σημεία πώλησης. Στόχος είναι να πληρώνετε για λειτουργίες που πράγματι χρησιμοποιείτε, χωρίς να εγκλωβίζεστε σε λύση που δεν μπορεί να ακολουθήσει την ανάπτυξή σας.
Τι να ελέγξετε πριν αποφασίσετε
Πριν ενεργοποιήσετε οποιαδήποτε συνδρομή, δείτε την πραγματική καθημερινότητα της επιχείρησής σας. Πόσα παραστατικά εκδίδετε κάθε μήνα; Ποιοι άνθρωποι θα χρησιμοποιούν το σύστημα; Χρειάζεστε εκδόσεις από κινητό, πρόσβαση για εξωτερικό συνεργάτη ή σύνδεση με e-shop;
Ελέγξτε ειδικά τα παρακάτω σημεία:
- την υποστήριξη των παραστατικών που εκδίδετε σήμερα και ενδέχεται να χρειαστείτε αύριο,
- τη σωστή λειτουργία διαβίβασης στο myDATA και την εμφανή ενημέρωση για τυχόν αποτυχίες,
- τη δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων και συνεργασίας με το λογιστικό σας γραφείο,
- την πολιτική υποστήριξης, το κόστος πρόσθετων χρηστών και τυχόν χρεώσεις για επιπλέον λειτουργίες,
- την ασφάλεια πρόσβασης, τα αντίγραφα ασφαλείας και τη δυνατότητα ανάκτησης αρχείων.
Μην υποτιμάτε την υποστήριξη. Όταν προκύψει πρόβλημα σε ημέρα με πολλές πωλήσεις ή κοντά σε φορολογική προθεσμία, χρειάζεστε σαφείς απαντήσεις και άμεση αντιμετώπιση. Ένα φθηνότερο πρόγραμμα χωρίς ουσιαστική εξυπηρέτηση μπορεί τελικά να κοστίσει περισσότερο σε χρόνο και αναστάτωση.
Η σωστή εγκατάσταση κάνει τη διαφορά
Ακόμη και η καλύτερη εφαρμογή θα δημιουργήσει προβλήματα αν ξεκινήσει με ελλιπή στοιχεία. Πριν την πρώτη έκδοση, χρειάζεται να ελεγχθούν τα στοιχεία της επιχείρησης, οι σειρές παραστατικών, οι συντελεστές ΦΠΑ, οι τρόποι πληρωμής και τα βασικά στοιχεία πελατών και ειδών. Αν υπάρχει ήδη παλαιό πρόγραμμα, απαιτείται προσοχή στη μετάβαση, ώστε να μην χαθεί το ιστορικό και να μη δημιουργηθούν επικαλύψεις στην αρίθμηση.
Χρήσιμη είναι και μια σύντομη εσωτερική διαδικασία: ποιος εκδίδει, ποιος ελέγχει, πότε ενημερώνεται το λογιστήριο και τι γίνεται όταν απαιτείται ακύρωση ή πιστωτικό. Η συνέπεια σε αυτά τα απλά βήματα μειώνει πολύ περισσότερο τα λάθη από οποιαδήποτε αυτόματη λειτουργία.
Στην TaxConsultant – Παναγιωτή αντιμετωπίζουμε την ηλεκτρονική τιμολόγηση ως κομμάτι της συνολικής οργάνωσης της επιχείρησης, όχι ως ένα μεμονωμένο πρόγραμμα. Ελέγχουμε τις ανάγκες σας, εξηγούμε με απλό τρόπο τι χρειάζεται και βοηθάμε να στηθεί μια διαδικασία που εξυπηρετεί και την καθημερινή λειτουργία και τη σωστή λογιστική παρακολούθηση.
Η κατάλληλη εφαρμογή δεν πρέπει να σας απασχολεί κάθε φορά που κόβετε τιμολόγιο. Πρέπει να σας αφήνει χρόνο να ασχολείστε με πελάτες, πωλήσεις και την ανάπτυξη της δουλειάς σας. Αν δεν είστε βέβαιοι ποια λύση ταιριάζει στη δική σας δραστηριότητα, κλείστε ραντεβού πριν κάνετε μια επιλογή που θα χρειαστεί να αλλάξετε λίγους μήνες αργότερα.