Ένα λάθος σε πρόσληψη, ωράριο ή αποχώρηση εργαζομένου δεν είναι απλώς μια άβολη καταχώριση στην πλατφόρμα. Μπορεί να επηρεάσει τη μισθοδοσία, την ασφάλιση, τον έλεγχο της επιχείρησης και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να δημιουργήσει κίνδυνο κυρώσεων. Γι’ αυτό η ερώτηση «μπορώ να διορθώσω στοιχεία ΕΡΓΑΝΗ;» χρειάζεται άμεση αλλά και προσεκτική απάντηση: συνήθως υπάρχει τρόπος διόρθωσης, όμως η σωστή ενέργεια εξαρτάται από το έντυπο, το είδος του λάθους και το αν έχει παρέλθει η προβλεπόμενη προθεσμία.

Το βασικό είναι να μη θεωρήσετε ότι μια λανθασμένη υποβολή “διορθώνεται μόνη της” στην επόμενη δήλωση. Η ΕΡΓΑΝΗ κρατά ιστορικό των ενεργειών του εργοδότη. Επομένως, η διόρθωση πρέπει να αφήνει καθαρό και τεκμηριωμένο ίχνος, ώστε τα στοιχεία της επιχείρησης να συμφωνούν με τα έγγραφα, τη σύμβαση εργασίας, την πραγματική απασχόληση και τη μισθοδοσία.

Μπορώ να διορθώσω στοιχεία στην ΕΡΓΑΝΗ;

Ναι, σε πολλές περιπτώσεις η διόρθωση είναι εφικτή με νέα ή συμπληρωματική υποβολή, με ορθή επανάληψη του σχετικού εντύπου ή, όπου η λειτουργία το επιτρέπει, με ανάκληση και επανυποβολή. Δεν υπάρχει όμως μία ενιαία λύση για κάθε περίπτωση.

Άλλος χειρισμός μπορεί να απαιτείται όταν έχει δηλωθεί λάθος ΑΦΜ εργαζομένου, άλλος όταν έχει καταχωριστεί διαφορετική ημερομηνία πρόσληψης και άλλος όταν το πρόβλημα αφορά ωράριο, ειδικότητα, είδος σύμβασης ή λύση της σχέσης εργασίας. Η διαδικασία επηρεάζεται επίσης από το αν η υποβολή βρίσκεται ακόμα εντός της χρονικής προθεσμίας ή αν το λάθος εντοπίστηκε μετά από ημέρες ή μήνες.

Η ασφαλής αρχή είναι απλή: πρώτα εντοπίζουμε τι ακριβώς υποβλήθηκε, το συγκρίνουμε με τα πραγματικά και νόμιμα στοιχεία και μετά επιλέγουμε τον κατάλληλο τρόπο αποκατάστασης. Μια βιαστική δεύτερη υποβολή, χωρίς έλεγχο της πρώτης, μπορεί να δημιουργήσει διπλές εγγραφές ή αντιφάσεις.

Ποια λάθη χρειάζονται άμεση αντιμετώπιση

Υπάρχουν λάθη που πρέπει να εξετάζονται χωρίς καθυστέρηση, επειδή συνδέονται άμεσα με την απασχόληση του εργαζομένου και την ελεγκτική εικόνα της επιχείρησης. Σε αυτά περιλαμβάνονται η ημερομηνία έναρξης εργασίας, το συμφωνημένο ωράριο, η πλήρης ή μερική απασχόληση, η εκ περιτροπής εργασία, οι όροι σύμβασης και τα στοιχεία λύσης της εργασιακής σχέσης.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν η λάθος καταχώριση αφορά πρόσληψη. Η πρόσληψη πρέπει να αποτυπώνει την πραγματική ημερομηνία και τους πραγματικούς όρους εργασίας. Δεν είναι ασφαλές να αλλάζουν εκ των υστέρων κρίσιμα στοιχεία ώστε να “ταιριάξουν” με μια μεταγενέστερη ανάγκη της επιχείρησης. Η διόρθωση δεν υποκαθιστά την εμπρόθεσμη τήρηση των υποχρεώσεων του εργοδότη.

Το ίδιο ισχύει για μεταβολές ωραρίου ή οργάνωσης χρόνου εργασίας. Αν η καταχώριση δεν αντιστοιχεί σε αυτό που πράγματι συμφωνήθηκε και εφαρμόστηκε, χρειάζεται έλεγχος πριν προχωρήσει η μισθοδοσία. Διαφορετικά, ένα λάθος στην ΕΡΓΑΝΗ μπορεί να περάσει στους υπολογισμούς αποδοχών, στις ασφαλιστικές δηλώσεις και στα εσωτερικά αρχεία της επιχείρησης.

Διόρθωση, συμπληρωματική υποβολή ή νέα δήλωση;

Η σωστή επιλογή εξαρτάται από το συγκεκριμένο έντυπο και από τις διαθέσιμες λειτουργίες της πλατφόρμας τη δεδομένη στιγμή. Σε ορισμένες περιπτώσεις μπορεί να επιτρέπεται τροποποίηση ή συμπλήρωση στοιχείων. Σε άλλες, απαιτείται νέα υποβολή που αναφέρεται στην προηγούμενη δήλωση. Υπάρχουν επίσης περιπτώσεις όπου το ζήτημα δεν λύνεται απλώς με μία ηλεκτρονική ενέργεια και μπορεί να χρειάζεται περαιτέρω επικοινωνία με την αρμόδια υπηρεσία.

Δεν πρέπει να συγχέεται η διόρθωση ενός πεδίου με την ακύρωση του πραγματικού γεγονότος. Αν, για παράδειγμα, έχει καταχωριστεί εσφαλμένα μια ημερομηνία ή ένα στοιχείο εργαζομένου, ο στόχος είναι να αποκατασταθεί η ορθή εικόνα. Αν όμως υπάρχει θέμα που αγγίζει την ουσία της σχέσης εργασίας, όπως ο τρόπος λύσης της σύμβασης ή η πραγματική έναρξη απασχόλησης, απαιτείται πιο προσεκτική αξιολόγηση των εγγράφων και των προθεσμιών.

Η λέξη-κλειδί είναι η συνέπεια. Τα στοιχεία στην ΕΡΓΑΝΗ πρέπει να συμφωνούν με τη σύμβαση, τις τυχόν τροποποιήσεις της, τις υπογραφές, τη μισθοδοσία και την ασφαλιστική απεικόνιση. Όταν αυτά τα αρχεία “μιλούν” μεταξύ τους, η επιχείρηση μπορεί να τεκμηριώσει καθαρά τη θέση της σε κάθε έλεγχο.

Τι να ελέγξετε πριν κάνετε οποιαδήποτε ενέργεια

Πριν υποβληθεί διόρθωση, χρειάζεται να συγκεντρώσετε τα στοιχεία που αποδεικνύουν ποια είναι η σωστή καταχώριση. Η διαδικασία γίνεται πολύ πιο γρήγορη όταν δεν βασίζεται στη μνήμη ή σε προφορικές συνεννοήσεις.

Ελέγξτε ειδικά τα εξής:

• το αποδεικτικό της αρχικής υποβολής και τον αριθμό πρωτοκόλλου,
• τη σύμβαση εργασίας και τυχόν έγγραφες τροποποιήσεις της,
• τα στοιχεία ταυτοποίησης και ασφάλισης του εργαζομένου,
• το πρόγραμμα εργασίας, τις ημέρες και τις ώρες απασχόλησης,
• τη μισθοδοσία της αντίστοιχης περιόδου και τα σχετικά αρχεία της επιχείρησης.

Αν το λάθος αφορά εργαζόμενο, είναι σωστό να υπάρχει σαφής ενημέρωση και, όπου απαιτείται, η αντίστοιχη τεκμηρίωση. Η διαφάνεια προστατεύει και τις δύο πλευρές. Παράλληλα, βοηθά να αποφευχθεί μια μελλοντική διαφωνία για το τι συμφωνήθηκε ή τι δηλώθηκε.

Οι προθεσμίες αλλάζουν το επίπεδο δυσκολίας

Όσο νωρίτερα εντοπίζεται ένα λάθος, τόσο ευκολότερα συνήθως αντιμετωπίζεται. Όταν το ζήτημα εντοπιστεί πριν από την έναρξη εφαρμογής μιας μεταβολής ή πολύ κοντά στην αρχική υποβολή, υπάρχουν συχνά περισσότερες πρακτικές δυνατότητες. Όταν όμως έχει παρέλθει η προθεσμία, έχει κλείσει η μισθοδοτική περίοδος ή έχει ήδη υποβληθεί σχετική ασφαλιστική δήλωση, ο χειρισμός γίνεται πιο σύνθετος.

Αυτό δεν σημαίνει ότι μετά την προθεσμία δεν γίνεται τίποτα. Σημαίνει ότι δεν πρέπει να επιλέγεται μια πρόχειρη λύση μόνο και μόνο για να εμφανιστεί διαφορετική εικόνα στην πλατφόρμα. Χρειάζεται να εξεταστούν οι συνέπειες σε εργατικά, ασφαλιστικά και μισθολογικά δεδομένα, καθώς και το αν απαιτείται τεκμηριωμένη επικοινωνία με την αρμόδια αρχή.

Ειδικά όταν υπάρχει πιθανότητα ελέγχου ή όταν το λάθος σχετίζεται με πραγματική απασχόληση, η καθυστέρηση σπάνια βοηθά. Η έγκαιρη και σωστά αιτιολογημένη ενέργεια είναι συνήθως η καλύτερη άμυνα της επιχείρησης.

Συνηθισμένα λάθη που κοστίζουν χρόνο και χρήμα

Το πιο συχνό λάθος είναι η προσπάθεια να διορθωθεί ένα στοιχείο χωρίς να εξεταστεί η αρχική υποβολή. Έτσι, ο εργοδότης μπορεί να δημιουργήσει δύο αντικρουόμενες δηλώσεις ή να αφήσει στο σύστημα ενεργή μια λανθασμένη εγγραφή.

Εξίσου συνηθισμένη είναι η αποσύνδεση της ΕΡΓΑΝΗ από τη μισθοδοσία. Όταν ο υπεύθυνος εργασιακών δηλώσεων και ο υπεύθυνος μισθοδοσίας δεν έχουν την ίδια ενημέρωση, μπορεί να προκύψουν διαφορές στις ώρες, στις αποδοχές ή στον τρόπο απασχόλησης. Αυτές οι διαφορές δεν είναι απλώς λογιστικές. Μπορούν να μετατραπούν σε ελεγκτικό ζήτημα.

Τέλος, αρκετές επιχειρήσεις αναβάλλουν τον έλεγχο επειδή θεωρούν το λάθος μικρό. Ένα λανθασμένο ψηφίο, μια εσφαλμένη ημερομηνία ή μια επιλογή λάθος πεδίου μπορεί πράγματι να είναι τεχνικό λάθος. Αλλά χρειάζεται να διορθώνεται με τον σωστό τρόπο και να διατηρείται το σχετικό αποδεικτικό.

Όταν χρειάζεστε επαγγελματική υποστήριξη

Αν δεν είστε βέβαιοι για το είδος της διόρθωσης, μην προχωράτε δοκιμαστικά. Μια σύντομη αξιολόγηση από έμπειρο συνεργάτη μισθοδοσίας μπορεί να σας γλιτώσει από επαναλαμβανόμενες υποβολές, χαμένο χρόνο και άσκοπη έκθεση της επιχείρησης.

Στην TaxConsultant εξετάζουμε την πραγματική εικόνα της εργασιακής σχέσης, τα έγγραφα, τις προθεσμίες και την επίδραση στη μισθοδοσία, ώστε η ενέργεια που θα γίνει να είναι τεκμηριωμένη και πρακτικά σωστή. Δεν αρκεί να πατηθεί το σωστό κουμπί στην πλατφόρμα. Στόχος είναι η επιχείρηση να έχει καθαρά αρχεία και σιγουριά για την επόμενη ημέρα.

Αν εντοπίσατε λάθος στην ΕΡΓΑΝΗ, κρατήστε τα αποδεικτικά, μην αλλάζετε στοιχεία χωρίς έλεγχο και κινηθείτε άμεσα. Η σωστή διόρθωση είναι μέρος της σωστής οργάνωσης της επιχείρησής σας.