Ένα τιμολόγιο που εκδίδεται βιαστικά, με λάθος στοιχεία ή χωρίς σωστή διαβίβαση, μπορεί να μετατραπεί σε ώρες ελέγχων και διορθώσεων. Γι’ αυτό το ερώτημα myDATA ή τιμολόγηση παρόχου δεν αφορά απλώς ένα πρόγραμμα έκδοσης παραστατικών. Αφορά το πόσο οργανωμένα λειτουργεί η επιχείρησή σας, πόσο χρόνο χάνετε στην καθημερινότητα και πόση ασφάλεια έχετε απέναντι στις φορολογικές σας υποχρεώσεις.

Η σωστή επιλογή δεν είναι ίδια για όλους. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που εκδίδει λίγα τιμολόγια τον μήνα έχει διαφορετικές ανάγκες από ένα e-shop, ένα τεχνικό γραφείο ή μια εμπορική επιχείρηση με παραγγελίες, αποθήκη και προσωπικό. Το ζητούμενο είναι να επιλέξετε λύση που εξυπηρετεί τη λειτουργία σας χωρίς να δημιουργεί νέο διοικητικό βάρος.

Τι είναι το myDATA και τι κάνει ο πάροχος

Το myDATA είναι η ψηφιακή πλατφόρμα ηλεκτρονικών βιβλίων της ΑΑΔΕ. Εκεί διαβιβάζονται τα δεδομένα των παραστατικών εσόδων και εξόδων μιας επιχείρησης, ώστε να αποτυπώνεται ψηφιακά η συναλλακτική της δραστηριότητα. Δεν είναι από μόνο του πρόγραμμα τιμολόγησης ούτε αντικαθιστά τη λογιστική παρακολούθηση.

Η επιχείρηση μπορεί να εκδίδει παραστατικά με εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα που συνδέεται με το myDATA, με την εφαρμογή έκδοσης και διαβίβασης της ΑΑΔΕ όπου αυτή καλύπτει τις ανάγκες της, ή με λύση ηλεκτρονικής τιμολόγησης μέσω παρόχου.

Ο πάροχος ηλεκτρονικής τιμολόγησης είναι αδειοδοτημένη οντότητα που αναλαμβάνει την έκδοση, αυθεντικοποίηση και διαβίβαση των ηλεκτρονικών τιμολογίων, με συγκεκριμένες τεχνικές και λειτουργικές προδιαγραφές. Με απλά λόγια, ο πάροχος δεν είναι «αντίπαλος» του myDATA. Αποτελεί έναν τρόπο να εκδίδετε και να στέλνετε τα παραστατικά σας προς το myDATA με πιο αυτοματοποιημένη και ελεγχόμενη διαδικασία.

Αυτή η διάκριση είναι κρίσιμη. Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι πρέπει να διαλέξουν ανάμεσα σε δύο εντελώς ανεξάρτητες υποχρεώσεις. Στην πράξη, το myDATA είναι το περιβάλλον διαβίβασης φορολογικών δεδομένων, ενώ η τιμολόγηση παρόχου είναι μία οργανωμένη μέθοδος για να γίνεται η έκδοση και η διαβίβαση των τιμολογίων.

myDATA ή τιμολόγηση παρόχου ανάλογα με την επιχείρηση

Για έναν επαγγελματία που εκδίδει περιορισμένο αριθμό τιμολογίων, έχει απλές υπηρεσίες και δεν χρειάζεται διασύνδεση με αποθήκη, παραγγελίες ή πολλούς χρήστες, μια απλή λύση τιμολόγησης με σωστή διαβίβαση στο myDATA μπορεί να είναι επαρκής. Το βασικό είναι να εκδίδονται τα παραστατικά έγκαιρα, με ορθούς χαρακτηρισμούς και με διαδικασία που ο ίδιος μπορεί να ακολουθεί σταθερά.

Όταν όμως οι συναλλαγές αυξάνονται, η ανάγκη αλλάζει. Μια επιχείρηση χονδρικής που εκδίδει δεκάδες ή εκατοντάδες τιμολόγια, μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών με επαναλαμβανόμενες χρεώσεις ή ένα ηλεκτρονικό κατάστημα χρειάζονται λιγότερες χειροκίνητες ενέργειες και καλύτερη ροή δεδομένων. Εκεί η λύση παρόχου μπορεί να μειώσει σημαντικά τον κίνδυνο καθυστερήσεων, διπλών καταχωρίσεων και λαθών κατά τη μεταφορά στοιχείων.

Η απόφαση επηρεάζεται επίσης από το πώς δουλεύει η ομάδα σας. Αν τιμολογεί μόνο ένα άτομο από ένα σημείο, η απλότητα μπορεί να έχει μεγαλύτερη αξία. Αν εμπλέκονται πωλήσεις, αποθήκη, διοίκηση και λογιστήριο, χρειάζεστε διαδικασία με σαφείς ρόλους, δικαιώματα χρηστών και έλεγχο πριν από την οριστική έκδοση.

Πότε η τιμολόγηση μέσω παρόχου προσφέρει ουσιαστικό όφελος

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση μέσω παρόχου έχει αξία όταν λύνει πραγματικά λειτουργικά προβλήματα και δεν επιλέγεται μόνο επειδή ακούγεται πιο σύγχρονη. Πρώτο όφελος είναι η αυτοματοποίηση. Όταν το σύστημα αντλεί στοιχεία πελάτη, ενημερώνει τη σειρά παραστατικών, στέλνει το τιμολόγιο ηλεκτρονικά και διαβιβάζει τα δεδομένα με την προβλεπόμενη διαδικασία, περιορίζονται αρκετά τα σημεία όπου μπορεί να γίνει ανθρώπινο λάθος.

Δεύτερο όφελος είναι η ταχύτητα. Η επιχείρηση δεν χρειάζεται να περιμένει το τέλος της ημέρας ή του μήνα για να συγκεντρώσει παραστατικά και να ελέγξει τι έχει σταλεί. Αυτό βοηθά ιδιαίτερα όσους θέλουν πιο καθαρή εικόνα για τον τζίρο, τις απαιτήσεις από πελάτες και την πορεία των εισπράξεων.

Τρίτο όφελος είναι η ιχνηλασιμότητα. Σε μια σωστά οργανωμένη διαδικασία, μπορείτε να γνωρίζετε ποιος εξέδωσε ένα παραστατικό, πότε εκδόθηκε, αν στάλθηκε στον πελάτη και αν η διαβίβαση ολοκληρώθηκε. Όταν προκύψει διαφωνία, ακύρωση ή πιστωτικό τιμολόγιο, η αναζήτηση γίνεται ευκολότερη.

Υπάρχουν και περιπτώσεις στις οποίες μπορεί να ισχύουν φορολογικά ή διαδικαστικά κίνητρα, σύμφωνα με το εκάστοτε ισχύον κανονιστικό πλαίσιο και υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Αυτά χρειάζονται πάντα έλεγχο πριν ληφθεί απόφαση. Δεν είναι σωστό να επιλέγεται πάροχος μόνο με βάση μια γενική υπόσχεση για φορολογικό όφελος, χωρίς να εξετάζονται τα πραγματικά δεδομένα της επιχείρησης.

Το κόστος δεν είναι μόνο η μηνιαία συνδρομή

Η τιμολόγηση παρόχου έχει συνήθως κόστος συνδρομής, πιθανή χρέωση ανά όγκο παραστατικών και, σε ορισμένες περιπτώσεις, κόστος αρχικής παραμετροποίησης ή διασύνδεσης με το υπάρχον εμπορικό πρόγραμμα. Αυτό πρέπει να μπει καθαρά στον προϋπολογισμό.

Όμως το οικονομικό κριτήριο δεν σταματά εκεί. Υπολογίστε πόσο χρόνο αφιερώνει σήμερα η επιχείρηση σε χειρόγραφη έκδοση, σε αναζήτηση τιμολογίων, σε αποστολές με email, σε διορθώσεις και σε επικοινωνίες για στοιχεία πελατών. Αν ο χρόνος αυτός είναι μεγάλος ή αν τα λάθη επαναλαμβάνονται, μια πιο αυτοματοποιημένη λύση μπορεί να κοστίζει λιγότερο από όσο φαίνεται.

Από την άλλη πλευρά, η ακριβότερη πλατφόρμα δεν είναι πάντοτε η σωστή. Μια πολύ μικρή επιχείρηση μπορεί να πληρώνει λειτουργίες που δεν θα χρησιμοποιήσει ποτέ. Χρειάζεται αναλογία ανάμεσα στον όγκο των συναλλαγών, στις απαιτήσεις της δραστηριότητάς σας και στο επίπεδο υποστήριξης που πραγματικά χρειάζεστε.

Τα σημεία που πρέπει να ελεγχθούν πριν αποφασίσετε

Μην επιλέξετε σύστημα τιμολόγησης μόνο από την τιμή ή από μια σύντομη παρουσίαση. Ελέγξτε αν υποστηρίζει τους τύπους παραστατικών που εκδίδετε, όπως τιμολόγια παροχής, πώλησης αγαθών, πιστωτικά και παραστατικά για πελάτες εξωτερικού. Εξετάστε επίσης πώς χειρίζεται τις ακυρώσεις, τις εκπτώσεις, τις απαλλαγές ΦΠΑ και τους απαιτούμενους χαρακτηρισμούς.

Ιδιαίτερη σημασία έχει η διασύνδεση με τις υπόλοιπες διαδικασίες σας. Αν χρησιμοποιείτε εμπορικό πρόγραμμα, ταμειακό σύστημα, e-shop ή CRM, πρέπει να γνωρίζετε αν η επικοινωνία είναι αξιόπιστη και ποιος αναλαμβάνει την τεχνική υποστήριξη όταν κάτι δεν λειτουργεί. Μια λύση που φαίνεται εύκολη στην αρχή μπορεί να δημιουργήσει δυσκολία αν απαιτεί χειροκίνητη εισαγωγή των ίδιων δεδομένων σε δύο ή τρία διαφορετικά συστήματα.

Ζητήστε επίσης να γνωρίζετε τι γίνεται σε περίπτωση διακοπής σύνδεσης, τεχνικού σφάλματος ή ανάγκης έκδοσης παραστατικού εκτός του συνηθισμένου χώρου εργασίας. Η διαδικασία πρέπει να είναι ξεκάθαρη πριν προκύψει το πρόβλημα, όχι μετά.

Η λογιστική παρακολούθηση παραμένει απαραίτητη

Ένα σωστό εργαλείο τιμολόγησης βοηθά, αλλά δεν παίρνει τις φορολογικές αποφάσεις για εσάς. Δεν γνωρίζει από μόνο του αν μια δαπάνη είναι εκπιπτόμενη, αν ένας χαρακτηρισμός ανταποκρίνεται στην πραγματική συναλλαγή ή αν μια ειδική περίπτωση απαιτεί διαφορετικό χειρισμό. Η τεχνολογία οργανώνει τη ροή. Η λογιστική γνώση εξασφαλίζει ότι η ροή αυτή είναι σωστή.

Για τον λόγο αυτό, η επιλογή ανάμεσα σε απλή διαβίβαση στο myDATA και σε τιμολόγηση μέσω παρόχου πρέπει να γίνεται σε συνεργασία με το λογιστήριο που γνωρίζει τη δραστηριότητά σας. Η TaxConsultant εξετάζει τον όγκο των παραστατικών, τον τρόπο που τιμολογείτε, τις ιδιαιτερότητες του ΦΠΑ και τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης, ώστε η λύση να λειτουργεί στην πράξη και όχι μόνο στη θεωρία.

Μην αφήνετε την τιμολόγηση να γίνεται μια καθημερινή πηγή άγχους. Με σωστή οργάνωση, σαφή διαδικασία και την κατάλληλη λογιστική καθοδήγηση, μπορείτε να αφιερώνετε περισσότερο χρόνο στους πελάτες και στην ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Κλείσε ραντεβού πριν επενδύσεις σε σύστημα και πάρε απόφαση με καθαρή εικόνα.