Αν σκέφτεσαι «myDATA τι πρέπει να κάνω;», συνήθως δεν σε απασχολεί η θεωρία. Σε απασχολεί αν εκδίδεις σωστά τα παραστατικά σου, αν διαβιβάζονται στην ΑΑΔΕ, αν θα βρεθείς εκτεθειμένος σε έλεγχο και αν τελικά χρειάζεται να αλλάξεις τρόπο δουλειάς. Και έχεις δίκιο. Το myDATA δεν είναι μια ακόμα τυπική υποχρέωση γραφείου. Επηρεάζει την καθημερινή τιμολόγηση, την εικόνα των εσόδων και εξόδων σου και, στην πράξη, τον τρόπο που κλείνει ο λογιστικός σου κύκλος κάθε μήνα.

myDATA τι πρέπει να κάνω πρώτα

Το πρώτο που πρέπει να ξεκαθαρίσεις είναι απλό: πώς εκδίδεις σήμερα τα παραστατικά σου. Αν είσαι ελεύθερος επαγγελματίας ή επιχείρηση και κόβεις τιμολόγια, αποδείξεις ή άλλα φορολογικά στοιχεία, πρέπει να δεις αν η έκδοση και η διαβίβαση γίνονται με σωστό τρόπο. Εκεί ξεκινούν σχεδόν όλα.

Αν χρησιμοποιείς εμπορικό πρόγραμμα ή πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, συνήθως η διαβίβαση γίνεται αυτόματα ή ημι-αυτόματα, αρκεί η παραμετροποίηση να είναι σωστή. Αν εκδίδεις ακόμα με πιο πρόχειρη διαδικασία, χωρίς σαφή σύνδεση με το λογιστικό σου σύστημα, τότε το πρόβλημα δεν είναι μόνο τεχνικό. Είναι και φορολογικό, γιατί μπορεί να δημιουργούνται αποκλίσεις ανάμεσα σε αυτό που εξέδωσες, σε αυτό που διαβιβάστηκε και σε αυτό που εμφανίζεται στα βιβλία σου.

Το δεύτερο βήμα είναι να επιβεβαιώσεις ποιος έχει την ευθύνη στην πράξη. Εσύ, ο υπάλληλός σου, το πρόγραμμα, ο εξωτερικός συνεργάτης ή ο λογιστής σου; Όταν αυτή η ευθύνη μένει θολή, αρχίζουν τα λάθη. Και στα myDATA τα λάθη συνήθως δεν φαίνονται αμέσως. Τα βρίσκεις μπροστά σου όταν έρθει η ώρα της συμφωνίας.

Τι είναι στην πράξη το myDATA

Χωρίς περιττές τεχνικές διατυπώσεις, το myDATA είναι ο μηχανισμός μέσω του οποίου διαβιβάζονται δεδομένα παραστατικών στην ΑΑΔΕ, ώστε να αποτυπώνονται τα έσοδα και τα έξοδα της επιχείρησης. Δεν αντικαθιστά μόνο τη λογιστική δουλειά, ούτε σημαίνει ότι ένα πρόγραμμα λύνει μόνο του όλα τα θέματα. Σημαίνει όμως ότι η φορολογική εικόνα της επιχείρησής σου αποκτά διαρκώς ψηφιακό αποτύπωμα.

Αυτό έχει δύο πλευρές. Από τη μία, μειώνει τη χαοτική διαχείριση με χαρτιά, πρόχειρα αρχεία και καθυστερημένες καταχωρήσεις. Από την άλλη, απαιτεί συνέπεια. Αν η έκδοση των παραστατικών σου δεν είναι σωστά δομημένη από την αρχή, το myDATA δεν θα σε σώσει. Απλώς θα αποτυπώσει το μπέρδεμα πιο γρήγορα.

Ποιοι πρέπει να ασχοληθούν άμεσα

Στην πράξη, σχεδόν κάθε επαγγελματίας που εκδίδει παραστατικά πρέπει να έχει σαφή εικόνα για τη διαδικασία. Αυτό αφορά ατομικές επιχειρήσεις, ελεύθερους επαγγελματίες, εταιρείες, καταστήματα λιανικής, παρόχους υπηρεσιών, τεχνικά γραφεία, e-shops και επιχειρήσεις με προσωπικό.

Η ένταση της ανάγκης, βέβαια, δεν είναι ίδια για όλους. Άλλο πράγμα μια μικρή δραστηριότητα με λίγα παραστατικά τον μήνα και άλλο μια επιχείρηση με καθημερινή τιμολόγηση, πολλούς πελάτες, πιστωτικά, λιανικές, χονδρικές και εργαζομένους. Στη δεύτερη περίπτωση, η σωστή οργάνωση δεν είναι πολυτέλεια. Είναι προϋπόθεση για να μη χάνεις χρόνο και χρήμα κάθε μήνα.

Τι πρέπει να ελέγξεις στα έσοδά σου

Στα έσοδα, η βασική ερώτηση είναι αν κάθε παραστατικό που εκδίδεις διαβιβάζεται σωστά, με τον σωστό χαρακτηρισμό και στον σωστό χρόνο. Δεν αρκεί να έχει κοπεί ένα τιμολόγιο. Πρέπει να έχει αποτυπωθεί σωστά και ψηφιακά.

Εδώ εμφανίζονται συχνά πρακτικά ζητήματα. Ένα παραστατικό μπορεί να έχει εκδοθεί με λάθος τύπο. Μπορεί να έχει διαβιβαστεί διπλά. Μπορεί να λείπει εντελώς. Μπορεί το ποσό να συμφωνεί αλλά ο χαρακτηρισμός να είναι λανθασμένος. Αυτές οι διαφορές δεν είναι λεπτομέρειες, γιατί επηρεάζουν την εικόνα της επιχείρησης και δυσκολεύουν τη λογιστική παρακολούθηση.

Αν έχεις ταμειακή, e-shop ή σύστημα λιανικής, χρειάζεται ακόμη μεγαλύτερη προσοχή στη ροή των δεδομένων. Όσο πιο πολλά συστήματα «μιλούν» μεταξύ τους, τόσο πιο σημαντικό είναι να έχει στηθεί σωστά η αρχιτεκτονική της καθημερινής σου λειτουργίας.

Τι γίνεται με τα έξοδα

Στα έξοδα, πολλοί θεωρούν ότι αρκεί να ανεβάσει ο εκδότης το παραστατικό και να εμφανιστεί αυτόματα στην εικόνα τους. Όμως εδώ χρειάζεται διάκριση. Άλλο η διαβίβαση ενός εξόδου από τον προμηθευτή και άλλο η λογιστική και φορολογική του ορθή αντιμετώπιση.

Με απλά λόγια, δεν σημαίνει ότι κάθε έξοδο που εμφανίζεται πρέπει να περάσει αυτούσιο χωρίς έλεγχο. Πρέπει να εξεταστεί αν αφορά πράγματι την επιχείρηση, αν έχει εκδοθεί σωστά, αν είναι εκπιπτόμενο, αν χρειάζεται διαφορετικός χαρακτηρισμός ή αν υπάρχει κάποιο θέμα συμφωνίας. Το myDATA βοηθά στην απεικόνιση, αλλά δεν καταργεί την κρίση του λογιστή.

Εδώ κρύβεται και μια παγίδα. Κάποιοι πιστεύουν ότι επειδή «φαίνεται στο σύστημα», έχει λυθεί και το θέμα του εξόδου. Δεν ισχύει πάντα. Η φορολογική ορθότητα δεν είναι αυτόματη διαδικασία.

Αν δεν έχω κάνει τίποτα μέχρι σήμερα

Αν είσαι σε φάση που λες «δεν έχω ασχοληθεί καθόλου με το myDATA, τι πρέπει να κάνω τώρα;», η απάντηση είναι να μη συνεχίσεις στην τύχη. Πρώτα χρειάζεται καταγραφή της πραγματικής σου κατάστασης. Πώς εκδίδεις παραστατικά, τι όγκο έχεις, με ποιο πρόγραμμα δουλεύεις, αν υπάρχουν αποκλίσεις και αν η σημερινή σου διαδικασία καλύπτει τη δραστηριότητά σου.

Μετά χρειάζεται έλεγχος ιστορικού. Υπάρχουν παραστατικά που δεν έχουν διαβιβαστεί; Υπάρχουν έσοδα που εμφανίζονται λάθος; Υπάρχουν έξοδα που δεν συμφωνούν; Όσο νωρίτερα εντοπιστούν, τόσο πιο εύκολα αντιμετωπίζονται. Όταν το αφήνεις να συσσωρεύεται, το πρόβλημα μεγαλώνει και συνήθως εμφανίζεται στην πιο πιεστική περίοδο, όταν τρέχουν δηλώσεις, ΦΠΑ και κλεισίματα.

Χρειάζομαι πρόγραμμα ή αρκεί ο λογιστής μου;

Η πιο ειλικρινής απάντηση είναι: εξαρτάται από τη δραστηριότητά σου. Αν έχεις πολύ μικρό όγκο παραστατικών, μια πιο απλή λύση μπορεί να είναι επαρκής. Αν όμως έχεις σταθερή εμπορική κίνηση, πολλούς πελάτες ή ανάγκη για άμεση τιμολόγηση, τότε η σωστή μηχανογράφηση δεν είναι προαιρετική.

Ο λογιστής είναι απαραίτητος για τον έλεγχο, τη σωστή φορολογική αντιμετώπιση και τη συνολική εικόνα. Το πρόγραμμα είναι απαραίτητο για την ομαλή καθημερινή λειτουργία. Το ένα δεν αντικαθιστά το άλλο. Όταν αυτά συνεργάζονται σωστά, γλιτώνεις χρόνο, αποφεύγεις διορθώσεις και μειώνεις το ρίσκο λαθών.

Αν προσπαθείς να καλύψεις σύνθετες ανάγκες μόνο με χειροκίνητες λύσεις, συνήθως το κόστος εμφανίζεται αργότερα. Όχι πάντα σε χρήματα άμεσα, αλλά σε καθυστερήσεις, εκνευρισμό και απώλεια ελέγχου.

Τα πιο συχνά λάθη που βλέπουμε

Το πιο συχνό λάθος είναι η λογική «το έστειλα, άρα είμαι εντάξει». Δεν αρκεί η διαβίβαση. Χρειάζεται σωστή διαβίβαση.

Το δεύτερο λάθος είναι η έλλειψη συμφωνίας ανάμεσα σε επιχείρηση, πρόγραμμα και λογιστήριο. Άλλος εκδίδει, άλλος διορθώνει, άλλος υποθέτει ότι όλα λειτουργούν σωστά. Έτσι όμως δημιουργούνται τρύπες στη διαδικασία.

Το τρίτο λάθος είναι ότι πολλοί ασχολούνται μόνο όταν εμφανιστεί πρόβλημα. Το myDATA θέλει προληπτική οργάνωση. Όχι πανικό την τελευταία στιγμή.

Και ένα ακόμα σημείο που παραβλέπεται συχνά είναι οι ιδιαιτερότητες κάθε κλάδου. Άλλη ροή έχει ένας σύμβουλος υπηρεσιών, άλλη ένα κατάστημα, άλλη μια τεχνική εταιρεία, άλλη μια επιχείρηση με ηλεκτρονικές πωλήσεις. Η ίδια λύση δεν ταιριάζει σε όλους.

Πότε πρέπει να μιλήσεις άμεσα με λογιστή

Αν δεν ξέρεις πώς διαβιβάζονται τα παραστατικά σου, αν έχεις αλλάξει πρόγραμμα χωρίς σωστό έλεγχο μετάβασης, αν βλέπεις διαφορές ανάμεσα σε αυτά που εκδίδεις και σε αυτά που εμφανίζονται, ή αν ανοίγεις τώρα επιχείρηση, τότε χρειάζεται άμεση καθοδήγηση.

Το ίδιο ισχύει αν έχεις προσωπικό, πολλά παραστατικά ή δραστηριότητα που μεγαλώνει γρήγορα. Εκεί το θέμα δεν είναι μόνο να «βγαίνει η δουλειά». Είναι να στηθεί σωστά από νωρίς για να μη χρειάζεται κάθε τόσο μπαλώματα.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, η σωστή υποστήριξη λειτουργεί σαν φίλτρο ασφάλειας. Δεν περιμένεις να γίνει το λάθος για να το κυνηγήσεις. Χτίζεις μια διαδικασία που μειώνει την πιθανότητα να συμβεί.

Η σωστή ερώτηση δεν είναι μόνο «myDATA τι πρέπει να κάνω»

Η σωστή ερώτηση είναι και «πώς θέλω να λειτουργεί η επιχείρησή μου από εδώ και πέρα». Αν βλέπεις το myDATA ως αγγαρεία, θα το αντιμετωπίζεις πάντα τελευταία στιγμή. Αν το δεις ως μέρος της σωστής οργάνωσης, μπορεί να γίνει αφορμή να βάλεις τάξη στην τιμολόγηση, στην παρακολούθηση και στη συνεργασία με το λογιστήριό σου.

Στην TaxConsultant – Παναγιωτή βλέπουμε καθημερινά ότι οι επιχειρήσεις που οργανώνονται έγκαιρα δεν κερδίζουν μόνο φορολογική ηρεμία. Κερδίζουν καλύτερο έλεγχο της δουλειάς τους. Και αυτό, ειδικά όταν τρέχεις επιχείρηση στην Ελλάδα, δεν είναι μικρό πράγμα.

Αν λοιπόν αναρωτιέσαι ακόμα «myDATA τι πρέπει να κάνω;», ξεκίνα από το πιο ουσιαστικό: μην προσπαθείς να το μαντέψεις. Έλεγξε τη διαδικασία σου, ξεκαθάρισε τις ευθύνες και φτιάξε ένα σύστημα που να δουλεύει σωστά και κάθε μέρα, όχι μόνο όταν πλησιάζουν οι προθεσμίες.