Η ερώτηση «πώς αλλάζω λογιστή επιχείρησης;» συνήθως δεν προκύπτει τυχαία. Μπορεί να έχουν μείνει αναπάντητα μηνύματα, να μην έχεις καθαρή εικόνα για φόρους και υποχρεώσεις ή να αισθάνεσαι ότι η επιχείρησή σου λειτουργεί χωρίς την καθοδήγηση που χρειάζεται. Η αλλαγή μπορεί να γίνει οργανωμένα και χωρίς να διακοπεί η λειτουργία της επιχείρησης, αρκεί να προηγηθεί σωστός έλεγχος και συντονισμός.
Δεν πρόκειται απλώς για αλλαγή συνεργάτη. Είναι μια διαδικασία παράδοσης ευθύνης: βιβλία, δηλώσεις, προθεσμίες, μισθοδοσία, στοιχεία myDATA και φορολογικές εκκρεμότητες πρέπει να περάσουν στον νέο λογιστή με τάξη. Ο στόχος δεν είναι να «κλείσει» γρήγορα η προηγούμενη συνεργασία, αλλά να ξεκινήσει η νέα χωρίς κενά που μπορεί αργότερα να κοστίσουν χρόνο, πρόστιμα ή άγχος.
Πότε έχει νόημα να αλλάξεις λογιστή
Η καθυστέρηση στις απαντήσεις από μόνη της δεν σημαίνει πάντα κακή συνεργασία. Υπάρχουν περίοδοι, όπως οι δηλώσεις ή οι καταληκτικές ημερομηνίες συγκεκριμένων υποχρεώσεων, όπου η πίεση είναι μεγάλη. Όταν όμως η έλλειψη ενημέρωσης είναι μόνιμη, χρειάζεται να το δεις σοβαρά.
Ένας λογιστής οφείλει να σου εξηγεί με απλά λόγια τι οφείλει η επιχείρηση, ποιες δηλώσεις έχουν υποβληθεί, ποιες προθεσμίες έρχονται και ποιες επιλογές υπάρχουν για τη νόμιμη φορολογική οργάνωση. Αν μαθαίνεις για οφειλές την τελευταία στιγμή, δεν λαμβάνεις αντίγραφα δηλώσεων ή δεν υπάρχει σαφής εικόνα για τα οικονομικά σου, η συνεργασία δεν σε στηρίζει όπως πρέπει.
Αλλαγή αξίζει να εξετάσεις και όταν η επιχείρηση έχει μεγαλώσει. Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που προσλαμβάνει προσωπικό, ανοίγει δεύτερη δραστηριότητα, ξεκινά ηλεκτρονικές πωλήσεις ή διαχειρίζεται ακίνητα έχει διαφορετικές ανάγκες από όταν έκανε τα πρώτα του βήματα. Η λογιστική υποστήριξη πρέπει να εξελίσσεται μαζί με την επιχείρηση.
Πώς αλλάζω λογιστή επιχείρησης βήμα προς βήμα
Η πιο ασφαλής επιλογή είναι να μη διακόψεις πρώτα τη συνεργασία και μετά ψάξεις λύση. Βρες τον νέο συνεργάτη, συζήτησε τις ανάγκες σου και συμφώνησε από πριν τον τρόπο μετάβασης. Έτσι, θα υπάρχει κάποιος να ελέγξει τι πρέπει να παραληφθεί και ποιες υποχρεώσεις τρέχουν.
1. Κάνε μια καθαρή αποτύπωση της κατάστασης
Πριν από οποιαδήποτε κίνηση, ζήτησε ενημέρωση για το πού βρίσκεται η επιχείρησή σου. Χρειάζεσαι εικόνα για τις υποβληθείσες δηλώσεις, τις εκκρεμείς υποχρεώσεις, τις οφειλές, τυχόν ρυθμίσεις και τις προθεσμίες των επόμενων εβδομάδων. Αν απασχολείς προσωπικό, η μισθοδοσία και οι εργατικές δηλώσεις πρέπει να έχουν προτεραιότητα.
Μην αρκεστείς σε προφορικές διαβεβαιώσεις. Ζήτησε διαθέσιμα αντίγραφα δηλώσεων, αποδεικτικά υποβολής και αναλυτική ενημέρωση για ό,τι εκκρεμεί. Αυτό δεν είναι ένδειξη δυσπιστίας. Είναι βασικό στοιχείο σωστής διοίκησης της επιχείρησης.
2. Ενημέρωσε επαγγελματικά τον προηγούμενο λογιστή
Η αλλαγή δεν χρειάζεται ένταση. Ενημέρωσε γραπτώς ότι επιθυμείς να ολοκληρωθεί η συνεργασία από συγκεκριμένη ημερομηνία και ζήτησε την παράδοση των στοιχείων που αφορούν την επιχείρησή σου. Μια ξεκάθαρη, ευγενική επικοινωνία βοηθά ώστε να προστατευτούν και οι δύο πλευρές.
Είναι λογικό να υπάρχουν οικονομικές εκκρεμότητες για υπηρεσίες που έχουν ήδη παρασχεθεί. Αυτές πρέπει να διευθετηθούν με διαφάνεια. Από την άλλη, η παράδοση των στοιχείων δεν πρέπει να μετατραπεί σε ασαφή διαδικασία που αφήνει την επιχείρηση εκτεθειμένη.
3. Παράδωσε πλήρη φάκελο στον νέο συνεργάτη
Ο νέος λογιστής χρειάζεται επαρκή δεδομένα για να αναλάβει σωστά. Ανάλογα με τη νομική μορφή, την τήρηση βιβλίων και τη δραστηριότητά σου, ο φάκελος μπορεί να περιλαμβάνει:
- στοιχεία μητρώου και βασικά εταιρικά έγγραφα,
- αντίγραφα φορολογικών δηλώσεων και περιοδικών δηλώσεων,
- οικονομικές καταστάσεις, ισοζύγια και στοιχεία βιβλίων,
- παραστατικά εσόδων και εξόδων, συμφωνίες τραπεζών και ταμείου,
- πληροφορίες για myDATA, εμπορικό πρόγραμμα ή πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης,
- στοιχεία μισθοδοσίας, συμβάσεων, αδειών και εκκρεμοτήτων προσωπικού.
Δεν έχουν όλες οι επιχειρήσεις τα ίδια αρχεία ούτε τον ίδιο βαθμό οργάνωσης. Αν κάτι λείπει, ο νέος συνεργάτης μπορεί να υποδείξει τι πρέπει να αναζητηθεί και με ποια σειρά. Το κρίσιμο είναι να μη θεωρήσεις ότι «όλα είναι στο σύστημα» χωρίς να έχει γίνει έλεγχος.
4. Έλεγξε εξουσιοδοτήσεις και ψηφιακές προσβάσεις
Οι κωδικοί της επιχείρησης και οι εξουσιοδοτήσεις σε ηλεκτρονικές υπηρεσίες χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή. Ο λογιστής δεν πρέπει να είναι ο μόνος που γνωρίζει ή ελέγχει την πρόσβαση της επιχείρησης στις ψηφιακές πλατφόρμες. Φρόντισε να έχεις ασφαλή πρόσβαση στα βασικά στοιχεία της εταιρείας και να γνωρίζεις ποιοι διαθέτουν ενεργές εξουσιοδοτήσεις.
Ο νέος λογιστής θα ελέγξει, όπου απαιτείται, τις σχετικές εξουσιοδοτήσεις στο myAADE, τη διαχείριση στοιχείων myDATA, τις διαδικασίες που αφορούν ΕΡΓΑΝΗ και e-ΕΦΚΑ, καθώς και την πρόσβαση σε εμπορικά προγράμματα ή ηλεκτρονική τιμολόγηση. Η ακριβής διαδικασία εξαρτάται από το πώς λειτουργεί η επιχείρησή σου και από τα συστήματα που χρησιμοποιεί.
Μην στέλνεις κωδικούς με απλό μήνυμα και μην μοιράζεσαι πρόσβαση χωρίς κανόνες. Η ασφάλεια των φορολογικών και εταιρικών δεδομένων είναι μέρος της σωστής μετάβασης.
Η καλύτερη χρονική στιγμή για την αλλαγή
Θεωρητικά, μπορείς να αλλάξεις λογιστή οποιαδήποτε στιγμή. Πρακτικά, η κατάλληλη στιγμή εξαρτάται από τις υποχρεώσεις που «τρέχουν». Για μια επιχείρηση με προσωπικό, η αλλαγή ακριβώς πριν από τη μισθοδοσία ή μια κρίσιμη εργατική προθεσμία απαιτεί περισσότερο συντονισμό. Για μια επιχείρηση με αυξημένες συναλλαγές, χρειάζεται προσοχή ώστε να μη μείνουν παραστατικά ακαταχώριστα ή εκκρεμότητες στη διαβίβαση δεδομένων.
Η αρχή ενός μήνα ή η ολοκλήρωση μιας λογιστικής περιόδου συχνά διευκολύνει την οργάνωση, αλλά δεν είναι απόλυτος κανόνας. Αν υπάρχουν σοβαρά προβλήματα, δεν χρειάζεται να περιμένεις το «ιδανικό» ημερολόγιο. Χρειάζεται άμεση αποτύπωση κινδύνων και σχέδιο μετάβασης.
Τι πρέπει να ελέγξει ο νέος λογιστής πριν αναλάβει
Μια υπεύθυνη ανάληψη δεν ξεκινά με μια γενική υπόσχεση ότι «θα τα τακτοποιήσουμε όλα». Ξεκινά με έλεγχο. Ο νέος συνεργάτης πρέπει να εξετάσει εάν έχουν υποβληθεί οι απαιτούμενες δηλώσεις, αν υπάρχουν οφειλές ή ρυθμίσεις, αν συμφωνούν οι κινήσεις τραπεζών και ταμείου, αν έχουν περαστεί σωστά τα παραστατικά και αν υπάρχουν ανοικτά θέματα σε μισθοδοσία, ΦΠΑ ή myDATA.
Μερικές φορές η μετάβαση αποκαλύπτει λάθη προηγούμενων περιόδων. Αυτό δεν σημαίνει αυτόματα ότι ευθύνεται ο προηγούμενος λογιστής, ούτε ότι κάθε διαφορά διορθώνεται με τον ίδιο τρόπο. Μπορεί να απαιτείται διόρθωση, συμπληρωματική δήλωση, επανέλεγχος παραστατικών ή απλώς καλύτερη τεκμηρίωση. Η σωστή αντιμετώπιση εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα και πρέπει να γίνεται με νόμιμο, τεκμηριωμένο τρόπο.
Μην επιλέξεις μόνο με κριτήριο την αμοιβή
Το χαμηλό μηνιαίο κόστος μπορεί να μοιάζει ελκυστικό, αλλά δεν λέει από μόνο του τι υπηρεσία θα λάβεις. Ζήτησε να γνωρίζεις τι περιλαμβάνει η συνεργασία: υποβολές, επικοινωνία, ενημέρωση για προθεσμίες, μισθοδοσία, υποστήριξη σε ελέγχους, διαχείριση ψηφιακών διαδικασιών και συμβουλευτική για τη λειτουργία της επιχείρησης.
Ρώτησε επίσης ποιος θα χειρίζεται τον φάκελό σου και με ποιον τρόπο θα επικοινωνείτε. Για πολλούς επιχειρηματίες, η δυνατότητα να λάβουν άμεση και κατανοητή απάντηση είναι πιο ουσιαστική από μια μικρή διαφορά στην αμοιβή. Η λογιστική συνεργασία πρέπει να σου δίνει έλεγχο και ηρεμία, όχι να προσθέτει νέα ερωτήματα.
Η TaxConsultant – Παναγιωτή αντιμετωπίζει την αλλαγή λογιστή ως οργανωμένη ανάληψη ευθύνης: καταγραφή της υπάρχουσας κατάστασης, έλεγχος εκκρεμοτήτων και σταθερή υποστήριξη στην καθημερινή λειτουργία της επιχείρησης. Με φυσική παρουσία και ψηφιακή εξυπηρέτηση, η συνεργασία μπορεί να προσαρμοστεί στον τρόπο που εργάζεσαι.
Αν νιώθεις ότι η επιχείρησή σου δεν έχει σήμερα την ενημέρωση και την καθοδήγηση που αξίζει, μην αφήνεις την αβεβαιότητα να συσσωρεύεται. Κλείσε ραντεβού, βάλε τα στοιχεία σου σε σειρά και ξεκίνα τη νέα συνεργασία με καθαρή εικόνα από την πρώτη ημέρα.