Ένα ποσό που δεν συμφωνεί στο myDATA δεν είναι απλώς μια τεχνική ένδειξη στην οθόνη. Μπορεί να σημαίνει ότι ένα τιμολόγιο δεν διαβιβάστηκε, ότι διαβιβάστηκε με λάθος χαρακτηρισμό ή ότι η πλευρά του εκδότη και του λήπτη δεν «βλέπει» την ίδια συναλλαγή. Αν αναρωτιέστε «πώς διορθώνω αποκλίσεις myDATA», η σωστή απάντηση δεν είναι να κάνετε βιαστικά μια νέα καταχώριση. Πρώτα εντοπίζουμε την αιτία και μετά επιλέγουμε τη διόρθωση που αφήνει καθαρό λογιστικό και φορολογικό ίχνος.

Για μια μικρή επιχείρηση ή έναν ελεύθερο επαγγελματία, οι αποκλίσεις συχνά εμφανίζονται σε περίοδο με αυξημένο φόρτο: συμφωνίες ΦΠΑ, κλείσιμο μήνα, προετοιμασία δηλώσεων ή έλεγχος εξόδων. Η έγκαιρη αντιμετώπισή τους μειώνει τον κίνδυνο λαθών, διπλοεγγραφών και άσκοπης πίεσης την τελευταία στιγμή.

Τι είναι πραγματικά η απόκλιση στο myDATA

Απόκλιση υπάρχει όταν τα στοιχεία που έχουν διαβιβαστεί στην πλατφόρμα δεν συμφωνούν με τα στοιχεία που προκύπτουν από τα βιβλία σας ή από την αντισυμβαλλόμενη επιχείρηση. Δεν έχουν όλες οι αποκλίσεις την ίδια βαρύτητα. Μια διαφορά λίγων λεπτών του ευρώ από στρογγυλοποίηση αντιμετωπίζεται διαφορετικά από ένα τιμολόγιο 2.000 ευρώ που δεν εμφανίζεται καθόλου.

Στην πράξη, η διαφορά μπορεί να αφορά την αξία του παραστατικού, τον ΦΠΑ, την ημερομηνία, τον ΑΦΜ του αντισυμβαλλομένου, τον τύπο παραστατικού ή τον χαρακτηρισμό εσόδου και εξόδου. Μπορεί επίσης να προκύπτει επειδή ένα πιστωτικό δεν συνδέθηκε σωστά με το αρχικό τιμολόγιο ή επειδή ακυρώθηκε παραστατικό στο εμπορικό πρόγραμμα αλλά όχι στη διαβίβαση.

Η πρώτη ερώτηση είναι πάντα απλή: το παραστατικό υπάρχει και στα δύο συστήματα; Δηλαδή, υπάρχει στο πρόγραμμα τιμολόγησης ή στα βιβλία σας και υπάρχει επίσης στο myDATA; Αν η απάντηση είναι ναι, εξετάζουμε τα πεδία. Αν είναι όχι, εντοπίζουμε ποια πλευρά δεν έχει διαβιβάσει ή δεν έχει καταχωρίσει σωστά τη συναλλαγή.

Πώς διορθώνω αποκλίσεις myDATA βήμα προς βήμα

Η ασφαλής διαδικασία ξεκινά από το πρωτογενές παραστατικό. Ανοίξτε το τιμολόγιο, την απόδειξη, το πιστωτικό ή το παραστατικό αυτοτιμολόγησης και συγκρίνετε τα στοιχεία του με όσα εμφανίζονται στην πλατφόρμα. Μην βασίζεστε μόνο στη συνολική αξία. Ένα σωστό σύνολο μπορεί να κρύβει λάθος συντελεστή ΦΠΑ ή λάθος χαρακτηρισμό.

1. Επιβεβαιώστε ότι εξετάζετε το σωστό παραστατικό

Ελέγξτε αριθμό παραστατικού, σειρά, ημερομηνία έκδοσης, ΑΦΜ εκδότη και λήπτη, καθαρή αξία, ΦΠΑ και συνολική αξία. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται όταν υπάρχουν παραστατικά με παρόμοιο αριθμό, περισσότερες από μία σειρές ή υποκαταστήματα.

Αν η επιχείρησή σας χρησιμοποιεί πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης ή εμπορικό πρόγραμμα, ελέγξτε και την κατάσταση διαβίβασης. Ένα παραστατικό μπορεί να έχει εκδοθεί κανονικά, αλλά να έχει μείνει σε εκκρεμότητα λόγω τεχνικού σφάλματος, λανθασμένων στοιχείων σύνδεσης ή μη επιτυχούς αποστολής.

2. Βρείτε σε ποια πλευρά βρίσκεται η διαφορά

Στα έσοδα, την ευθύνη για τη σωστή έκδοση και διαβίβαση την έχει κατά κανόνα ο εκδότης. Αν έχετε εκδώσει εσείς το τιμολόγιο, ελέγχετε τη δική σας διαβίβαση, τυχόν ακύρωση και τον χαρακτηρισμό του εσόδου.

Στα έξοδα, το παραστατικό διαβιβάζεται συνήθως από τον προμηθευτή. Η δική σας πλευρά αφορά τον σωστό λογιστικό και φορολογικό χαρακτηρισμό της δαπάνης, όπου απαιτείται. Αν λείπει παραστατικό εξόδου, δεν σημαίνει αυτομάτως ότι πρέπει να το περάσετε εκ νέου χωρίς έλεγχο. Πρώτα επιβεβαιώστε με τον προμηθευτή ότι έχει εκδοθεί και διαβιβαστεί ορθά.

3. Επιλέξτε τη σωστή ενέργεια διόρθωσης

Η ενέργεια εξαρτάται από το είδος του λάθους. Αν το παραστατικό δεν διαβιβάστηκε ποτέ, χρειάζεται διαβίβαση με τα πραγματικά στοιχεία του. Αν διαβιβάστηκε με λάθος χαρακτηρισμό, γίνεται η κατάλληλη διόρθωση χαρακτηρισμού από το κανάλι που υποστηρίζει η επιχείρησή σας. Αν το αρχικό παραστατικό είναι λανθασμένο ως εμπορικό ή φορολογικό έγγραφο, η λύση μπορεί να είναι ακύρωση και επανέκδοση ή έκδοση πιστωτικού και νέου παραστατικού.

Δεν διορθώνονται όλα με τον ίδιο τρόπο. Για παράδειγμα, ένα λάθος στον ΑΦΜ πελάτη δεν αντιμετωπίζεται όπως μια αλλαγή στον χαρακτηρισμό μιας δαπάνης. Η λανθασμένη ακύρωση ή η πρόχειρη επανέκδοση μπορεί να δημιουργήσει δεύτερη απόκλιση, ιδιαίτερα όταν έχει ήδη υποβληθεί δήλωση ΦΠΑ.

4. Ελέγξτε ξανά την εικόνα μετά τη διόρθωση

Μετά από κάθε ενέργεια, επιβεβαιώστε ότι η εγγραφή εμφανίζεται σωστά και ότι δεν έχει μείνει παλαιό, ενεργό ή διπλό παραστατικό. Κρατήστε αρχείο του αρχικού εγγράφου, της αιτίας του λάθους και της ενέργειας που έγινε. Αυτό βοηθά στην επόμενη συμφωνία, αλλά και σε περίπτωση που χρειαστεί να τεκμηριωθεί η κίνηση.

Οι συχνότερες αιτίες που δημιουργούν αποκλίσεις

Οι περισσότερες αποκλίσεις δεν προέρχονται από σύνθετα φορολογικά ζητήματα. Προέρχονται από καθημερινές διαδικασίες που δεν έχουν κοινό έλεγχο: έκδοση τιμολογίου από διαφορετικό χρήστη, αλλαγή σε εμπορικό πρόγραμμα, καθυστερημένη αποστολή στοιχείων από προμηθευτή ή ελλιπής επικοινωνία μεταξύ επιχείρησης και λογιστηρίου.

Συνηθισμένη περίπτωση είναι το πιστωτικό τιμολόγιο. Αν εκδοθεί για επιστροφή, έκπτωση ή διόρθωση αρχικού τιμολογίου, πρέπει να αποτυπώνει σωστά τη σχέση του με την αρχική συναλλαγή. Άλλο συχνό θέμα είναι η λανθασμένη χρήση συντελεστή ΦΠΑ, ειδικά σε υπηρεσίες με ειδικούς κανόνες ή σε συναλλαγές με αντισυμβαλλομένους του εξωτερικού.

Προσοχή χρειάζεται και στις αγορές εξόδων. Ένα έξοδο μπορεί να εμφανίζεται στο myDATA, αλλά να έχει χαρακτηριστεί λανθασμένα ή να μην αφορά εκπιπτόμενη δαπάνη με τον τρόπο που αρχικά θεωρήθηκε. Το myDATA δεν αντικαθιστά τον λογιστικό έλεγχο. Η εικόνα της πλατφόρμας πρέπει να συμφωνεί με την πραγματική συναλλαγή και με τη φορολογική μεταχείρισή της.

Τι να μην κάνετε όταν βλέπετε διαφορά

Μην εκδίδετε νέο τιμολόγιο μόνο και μόνο επειδή δεν το βρίσκετε αμέσως στην πλατφόρμα. Μπορεί να υπάρχει καθυστέρηση ενημέρωσης, να έχει σταλεί με διαφορετική σειρά ή να εμφανίζεται μέσω άλλης διαδικασίας. Η διπλή έκδοση δημιουργεί πρόβλημα που είναι δυσκολότερο να διορθωθεί από την αρχική έλλειψη.

Μην αλλάζετε χαρακτηρισμούς χωρίς να έχετε μπροστά σας το παραστατικό και την ουσία της συναλλαγής. Ο χαρακτηρισμός δεν είναι μια τυπική επιλογή πεδίου. Επηρεάζει την απεικόνιση των εσόδων, των εξόδων και των φορολογικών δεδομένων.

Τέλος, μην αφήνετε τις αποκλίσεις να συσσωρεύονται. Όσο μεγαλώνει η περίοδος που παραμένει ανεξέλεγκτη, τόσο πιο δύσκολο γίνεται να θυμηθείτε τι αφορούσε κάθε διαφορά, ποιος εξέδωσε το παραστατικό και αν έχουν γίνει μεταγενέστερες διορθώσεις.

Πότε χρειάζεται άμεση λογιστική υποστήριξη

Αν η απόκλιση αφορά μεγάλο ποσό, πιστωτικό, ενδοκοινοτική συναλλαγή, παραστατικό με ειδικό καθεστώς ΦΠΑ ή περίοδο για την οποία έχει ήδη υποβληθεί δήλωση, μην προχωρήσετε με εικασίες. Χρειάζεται έλεγχος της συνολικής εικόνας: παραστατικό, βιβλία, διαβίβαση, χαρακτηρισμοί και φορολογική επίπτωση.

Το ίδιο ισχύει όταν εμφανίζονται επαναλαμβανόμενες διαφορές. Τότε συνήθως δεν φταίει ένα μεμονωμένο τιμολόγιο, αλλά η ροή εργασίας. Μπορεί να απαιτείται ρύθμιση του εμπορικού προγράμματος, σαφής διαδικασία έκδοσης παραστατικών ή σταθερή μηνιαία συμφωνία πριν από τις κρίσιμες προθεσμίες.

Στην TaxConsultant αντιμετωπίζουμε τις αποκλίσεις ως θέμα ουσίας και όχι ως απλή «τακτοποίηση» στην πλατφόρμα. Ελέγχουμε τι συνέβη, ποια διόρθωση είναι νόμιμη και λειτουργική και πώς θα αποφευχθεί η επανάληψη του ίδιου προβλήματος.

Μια καθαρή εικόνα στο myDATA χτίζεται με μικρούς, σταθερούς ελέγχους και όχι με διορθώσεις πανικού. Αν μια απόκλιση σάς δημιουργεί αβεβαιότητα, συγκεντρώστε το παραστατικό και τα διαθέσιμα στοιχεία του και ζητήστε έλεγχο πριν κάνετε την επόμενη κίνηση.