Ένα τιμολόγιο που δεν έχει περαστεί, μια απόδειξη που χάθηκε ή μια λάθος κατηγοριοποίηση εξόδου αρκούν για να δημιουργήσουν πίεση στο τέλος του μήνα. Το σωστό λογιστικό λογισμικό βοηθά την επιχείρηση να οργανώνει τις καθημερινές κινήσεις της, να εκδίδει παραστατικά και να έχει πιο καθαρή εικόνα των οικονομικών της. Δεν αντικαθιστά όμως τη λογιστική κρίση, τον φορολογικό έλεγχο και την ευθύνη του λογιστή.

Για μια μικρή επιχείρηση ή έναν ελεύθερο επαγγελματία, η επιλογή δεν πρέπει να γίνεται μόνο με κριτήριο τη χαμηλότερη συνδρομή. Το ζητούμενο είναι να βρείτε μια λύση που ταιριάζει στον τρόπο που εργάζεστε, στις υποχρεώσεις σας και στη συνεργασία σας με το λογιστικό γραφείο. Όταν τα στοιχεία περνούν σωστά από την πρώτη στιγμή, περιορίζονται οι διορθώσεις, οι καθυστερήσεις και το άγχος.

Τι πρέπει να κάνει ένα λογιστικό λογισμικό

Το λογιστικό λογισμικό είναι το εργαλείο που καταγράφει και οργανώνει τις εμπορικές και οικονομικές κινήσεις μιας επιχείρησης. Ανάλογα με την έκδοση και τις ανάγκες σας, μπορεί να υποστηρίζει έκδοση τιμολογίων και αποδείξεων, παρακολούθηση εσόδων και εξόδων, πελατών και προμηθευτών, αποθήκης, πληρωμών και βασικών αναφορών.

Για επιχειρήσεις που εκδίδουν συχνά παραστατικά, η ταχύτητα έχει μεγάλη αξία. Η σωστή καταχώριση των στοιχείων του πελάτη, των ειδών, του ΦΠΑ και του τρόπου πληρωμής μειώνει τα επαναλαμβανόμενα λάθη. Παράλληλα, η δυνατότητα να βλέπετε τι εκκρεμεί να εισπραχθεί ή ποιες υποχρεώσεις πλησιάζουν σας επιτρέπει να προγραμματίζετε καλύτερα τη ρευστότητά σας.

Υπάρχει όμως μια ουσιαστική διαφορά: άλλο η εμπορική διαχείριση και η έκδοση παραστατικών, και άλλο η συνολική λογιστική και φορολογική παρακολούθηση. Ένα πρόγραμμα μπορεί να υπολογίσει ποσά με βάση τα δεδομένα που λαμβάνει. Δεν μπορεί από μόνο του να αποφασίσει αν μια δαπάνη εκπίπτει φορολογικά, πώς πρέπει να αντιμετωπιστεί μια ειδική συναλλαγή ή ποια επιλογή είναι ασφαλέστερη με βάση τη νομοθεσία.

Η σύνδεση με το myDATA δεν αρκεί από μόνη της

Πολλοί επαγγελματίες αναζητούν ένα πρόγραμμα κυρίως επειδή χρειάζονται διαβίβαση παραστατικών στο myDATA. Η δυνατότητα αυτή είναι βασική, αλλά δεν είναι το μοναδικό κριτήριο. Πριν επιλέξετε, χρειάζεται να γνωρίζετε ποιους τύπους παραστατικών εκδίδετε, ποια διαδικασία ακολουθεί το πρόγραμμα για τη διαβίβαση και πώς αντιμετωπίζονται οι ακυρώσεις, οι πιστωτικές κινήσεις και οι διορθώσεις.

Η πρακτική λειτουργία έχει σημασία. Αν το παραστατικό εκδίδεται σωστά αλλά η διαβίβαση αποτυγχάνει χωρίς να το αντιληφθείτε, το πρόβλημα δεν λύνεται επειδή «υπάρχει σύνδεση». Χρειάζεστε σαφή ενημέρωση για την κατάσταση κάθε παραστατικού, ιστορικό ενεργειών και διαδικασία που μπορεί να ακολουθήσει εύκολα ο χρήστης χωρίς να εκτίθεται σε λάθη.

Εξίσου σημαντική είναι η συνεργασία με τον λογιστή σας. Το λογιστικό γραφείο πρέπει να μπορεί να λαμβάνει τα στοιχεία που χρειάζεται έγκαιρα και σε χρήσιμη μορφή. Διαφορετικά, η επιχείρηση μπορεί να πληρώνει για ένα σύστημα που τελικά δημιουργεί διπλές καταχωρίσεις και επιπλέον χρόνο ελέγχου.

Πριν αγοράσετε, χαρτογραφήστε τις πραγματικές ανάγκες σας

Η σωστή επιλογή ξεκινά με μερικές απλές, αλλά κρίσιμες ερωτήσεις. Πόσα παραστατικά εκδίδετε τον μήνα; Έχετε λιανική, παροχή υπηρεσιών, ηλεκτρονικό κατάστημα ή χονδρική; Διαχειρίζεστε αποθήκη; Έχετε προσωπικό και ανάγκη για μισθοδοσία; Θέλετε να εκδίδετε παραστατικά από το γραφείο, από το κατάστημα ή και από το κινητό;

Ένας ελεύθερος επαγγελματίας που εκδίδει λίγα τιμολόγια υπηρεσιών έχει διαφορετικές ανάγκες από ένα κατάστημα με καθημερινές λιανικές πωλήσεις. Μια τεχνική εταιρεία μπορεί να χρειάζεται παρακολούθηση έργων και συμφωνίες με συνεργεία, ενώ ένα e-shop χρειάζεται σωστή διασύνδεση παραγγελιών, αποθεμάτων και παραστατικών. Μην επιλέγετε μια περίπλοκη λύση μόνο επειδή προσφέρει πολλές δυνατότητες που δεν θα χρησιμοποιήσετε ποτέ.

Από την άλλη πλευρά, ένα πολύ απλό πρόγραμμα μπορεί να αποδειχθεί περιοριστικό αν η επιχείρηση αναπτύσσεται. Η επιλογή πρέπει να καλύπτει τις σημερινές σας ανάγκες χωρίς να σας εγκλωβίζει όταν αυξηθούν οι πωλήσεις, οι εργαζόμενοι ή οι τρόποι εξυπηρέτησης των πελατών σας.

Τα σημεία που αξίζει να ελέγξετε

Πριν προχωρήσετε σε συνδρομή ή αγορά, ζητήστε παρουσίαση του προγράμματος με ένα πραγματικό παράδειγμα της δικής σας δουλειάς. Μην αρκεστείτε σε γενικές υποσχέσεις. Ελέγξτε ειδικά τα παρακάτω:

• Την ευκολία έκδοσης και ακύρωσης παραστατικών, καθώς και την ορθή εμφάνιση ΦΠΑ, εκπτώσεων και κρατήσεων.
• Τη διαδικασία διαβίβασης στο myDATA και τις ειδοποιήσεις σε περίπτωση σφάλματος ή εκκρεμότητας.
• Τη δυνατότητα εξαγωγής στοιχείων και την πρόσβαση που μπορεί να έχει το λογιστικό γραφείο.
• Την ασφάλεια των δεδομένων, τα αντίγραφα ασφαλείας και τους ρόλους χρηστών όταν εργάζονται περισσότερα άτομα.
• Την τεχνική υποστήριξη, το κόστος της και τον χρόνο ανταπόκρισης όταν προκύψει πραγματικό πρόβλημα.

Η υποστήριξη συχνά υποτιμάται μέχρι να χρειαστείτε άμεση βοήθεια σε μια ημέρα με αυξημένες πωλήσεις ή κοντά σε προθεσμία. Δείτε αν υπάρχει εκπαίδευση, αν οι χρεώσεις είναι ξεκάθαρες και αν το πρόγραμμα ενημερώνεται όταν αλλάζουν οι απαιτήσεις. Το χαμηλό αρχικό κόστος δεν είναι πάντα οικονομικό, όταν κάθε μικρή αλλαγή απαιτεί επιπλέον χρέωση ή πολύωρη αναμονή.

Λογισμικό και λογιστής: δύο ρόλοι που πρέπει να συνεργάζονται

Το λογισμικό είναι χρήσιμο όταν δίνει στον επιχειρηματία τάξη και πρόσβαση στα στοιχεία του. Ο λογιστής είναι απαραίτητος όταν χρειάζεται να μετατραπούν αυτά τα στοιχεία σε σωστές αποφάσεις και συνεπή φορολογική διαχείριση. Η καλή συνεργασία δεν σημαίνει απλώς να στέλνετε παραστατικά στο τέλος του μήνα. Σημαίνει να υπάρχει κοινή διαδικασία: ποιος εκδίδει τι, πότε καταχωρίζονται τα έξοδα, πώς παραδίδονται τα δικαιολογητικά και ποιος ελέγχει τις ασυμφωνίες.

Για παράδειγμα, μια αγορά εξοπλισμού, ένα έξοδο αυτοκινήτου, μια προκαταβολή πελάτη ή μια συναλλαγή με το εξωτερικό μπορεί να χρειάζονται διαφορετική αντιμετώπιση από μια συνηθισμένη δαπάνη. Αν η επιχείρηση καταχωρίζει τα πάντα μηχανικά, χωρίς καθοδήγηση, ο κίνδυνος λάθους μεταφέρεται απλώς πιο μετά, εκεί όπου η διόρθωση συνήθως κοστίζει περισσότερο.

Στην TaxConsultant – Παναγιωτή, η τεχνολογία αντιμετωπίζεται ως μέσο για να γίνεται η δουλειά πιο γρήγορα και πιο καθαρά, όχι ως απρόσωπη λύση. Η ψηφιακή οργάνωση μπορεί να απλοποιήσει σημαντικά την καθημερινότητα, όταν συνοδεύεται από άνθρωπο που γνωρίζει την επιχείρησή σας και μπορεί να σας κατευθύνει έγκαιρα.

Πώς να το εφαρμόσετε χωρίς να διακόψετε τη λειτουργία σας

Η μετάβαση σε νέο πρόγραμμα χρειάζεται οργάνωση, ιδιαίτερα αν η επιχείρηση λειτουργεί ήδη με χειρόγραφα αρχεία ή με διαφορετικό σύστημα. Ξεκινήστε καταγράφοντας τα στοιχεία που πρέπει να μεταφερθούν: πελάτες, προμηθευτές, είδη, τιμοκαταλόγους, ανεξόφλητα υπόλοιπα και διαθέσιμα αποθέματα. Η μεταφορά λανθασμένων δεδομένων σε νέο λογισμικό δεν λύνει το πρόβλημα, το μονιμοποιεί.

Δώστε χρόνο για δοκιμαστική λειτουργία και εκπαίδευση των ανθρώπων που θα το χρησιμοποιούν. Ακόμη και το καλύτερο πρόγραμμα αποτυγχάνει αν ο χρήστης δεν γνωρίζει πότε εκδίδει απόδειξη, πώς ελέγχει την κατάσταση διαβίβασης ή πού ανεβάζει ένα έξοδο. Φτιάξτε μια απλή εσωτερική ροή εργασίας και τηρήστε την σταθερά.

Αν έχετε εργαζομένους, ξεκαθαρίστε ποιος έχει πρόσβαση σε κάθε λειτουργία. Δεν χρειάζονται όλοι πρόσβαση σε οικονομικά δεδομένα, ακυρώσεις ή αλλαγές ρυθμίσεων. Οι σωστοί ρόλοι προστατεύουν τόσο την επιχείρηση όσο και τους ανθρώπους της από άθελα λάθη.

Η καλύτερη επιλογή δεν είναι το πρόγραμμα με τις περισσότερες επιλογές στην οθόνη. Είναι εκείνο που σας βοηθά να εκδίδετε σωστά, να βλέπετε καθαρά την εικόνα της επιχείρησής σας και να συνεργάζεστε αποτελεσματικά με τον λογιστή σας. Αν θέλετε να οργανώσετε τη διαδικασία από την αρχή με ασφάλεια, κλείστε ραντεβού και βάλτε τα οικονομικά της επιχείρησής σας σε μια σειρά που αντέχει στον χρόνο.