Το κλείσιμο της χρήσης δεν είναι μια διαδικασία που ξεκινά την τελευταία εβδομάδα πριν από τη δήλωση. Το τι χρειάζεται για κλείσιμο βιβλίων καθορίζεται από το είδος της επιχείρησης, τα βιβλία που τηρεί, τη δραστηριότητά της και τα δεδομένα που έχουν καταχωριστεί όλη τη χρονιά. Όσο καλύτερα οργανωθεί η προετοιμασία, τόσο πιο αξιόπιστη είναι η οικονομική εικόνα της επιχείρησης και τόσο λιγότερες οι διορθώσεις, οι καθυστερήσεις και οι φορολογικές εκπλήξεις.

Για έναν ελεύθερο επαγγελματία, μια μικρή εμπορική επιχείρηση ή έναν εργοδότη, το ζητούμενο είναι απλό: να έχουν καταγραφεί σωστά τα έσοδα, τα έξοδα, οι υποχρεώσεις και τα πραγματικά στοιχεία της επιχείρησης. Στην πράξη, όμως, αυτό απαιτεί έλεγχο εγγράφων, συμφωνίες με τράπεζες και προμηθευτές, σωστή απεικόνιση στο myDATA και, όπου απαιτείται, απογραφή και εγγραφές τακτοποίησης.

Τι σημαίνει κλείσιμο βιβλίων

Το κλείσιμο βιβλίων είναι η λογιστική διαδικασία με την οποία ολοκληρώνεται μια οικονομική χρήση. Ελέγχουμε αν οι συναλλαγές έχουν καταχωριστεί, αν τα υπόλοιπα είναι πραγματικά, αν έχουν αποδοθεί ή υπολογιστεί σωστά οι φόροι και αν προκύπτει αξιόπιστο αποτέλεσμα – κέρδος ή ζημία.

Δεν ταυτίζεται μόνο με την υποβολή της φορολογικής δήλωσης. Η δήλωση στηρίζεται στα στοιχεία που έχουν προκύψει από το κλείσιμο. Αν τα στοιχεία είναι ελλιπή ή λανθασμένα, η δήλωση μπορεί να μεταφέρει το πρόβλημα αντί να το λύνει.

Η έκταση της διαδικασίας διαφέρει. Μια ατομική επιχείρηση με απλογραφικά βιβλία έχει συνήθως απλούστερες ανάγκες από μια εταιρεία με διπλογραφικό σύστημα, αποθέματα, προσωπικό, πάγια και υποχρέωση σύνταξης οικονομικών καταστάσεων. Η λογική παραμένει ίδια: πρώτα επιβεβαιώνουμε τα δεδομένα και μετά οριστικοποιούμε το αποτέλεσμα.

Τα στοιχεία που πρέπει να φτάσουν έγκαιρα στον λογιστή

Η έγκαιρη παράδοση παραστατικών δεν είναι τυπική υποχρέωση. Είναι ο τρόπος να αναγνωριστούν σωστά οι δαπάνες και να εντοπιστούν κενά πριν γίνουν πιεστικά. Τα τιμολόγια αγορών και δαπανών, οι αποδείξεις, οι λογαριασμοί κοινής ωφέλειας, τα μισθωτήρια, οι συμβάσεις, τα παραστατικά μεταφορών και οι αγορές εξοπλισμού πρέπει να είναι διαθέσιμα και ευανάγνωστα.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται τα έξοδα που συχνά πληρώνονται εκτός του βασικού επαγγελματικού λογαριασμού: καύσιμα, συνδρομές λογισμικού, ασφάλιστρα, διαφημιστικές δαπάνες, επισκευές, έξοδα επαγγελματικών ταξιδιών ή μικροαγορές. Το ότι μια δαπάνη έγινε δεν αρκεί από μόνο του. Πρέπει να τεκμηριώνεται, να συνδέεται με τη δραστηριότητα και να έχει τον κατάλληλο τρόπο καταχώρισης.

Για να γίνει ο έλεγχος χωρίς συνεχείς αναζητήσεις, βοηθά να συγκεντρώσετε:

• κινήσεις όλων των επαγγελματικών τραπεζικών λογαριασμών και POS,
• παραστατικά εσόδων και εξόδων που δεν έχουν διαβιβαστεί ή χαρακτηριστεί σωστά,
• στοιχεία για πιστωτικές κάρτες, δάνεια, επιδοτήσεις και αποζημιώσεις,
• συμβάσεις ή μεταβολές που αφορούν μίσθωση, προσωπικό, συνεργάτες ή πάγια,
• την εικόνα αποθήκης και τις εκκρεμότητες με πελάτες και προμηθευτές.

Συμφωνίες που δείχνουν αν η εικόνα είναι πραγματική

Ένα συχνό λάθος είναι να θεωρείται ότι τα βιβλία είναι σωστά επειδή έχουν εκδοθεί όλα τα τιμολόγια. Η σωστή καταχώριση είναι μόνο η αρχή. Χρειάζεται συμφωνία των εγγραφών με τα πραγματικά δεδομένα.

Τράπεζες, POS και ταμείο

Οι τραπεζικές κινήσεις και οι εισπράξεις μέσω POS πρέπει να αντιστοιχούν στα βιβλία. Καταθέσεις πελατών χωρίς εύκολη ταυτοποίηση, έξοδα που εμφανίζονται στην τράπεζα αλλά δεν έχουν παραστατικό ή προμήθειες τραπεζών που δεν έχουν καταχωριστεί είναι συνηθισμένες αιτίες αποκλίσεων.

Το ταμείο χρειάζεται επίσης ρεαλιστική εικόνα. Μεγάλα θεωρητικά ποσά μετρητών που δεν υπάρχουν στην επιχείρηση δημιουργούν ερωτήματα και δυσκολεύουν τη σωστή παρακολούθηση. Αν έχουν γίνει αναλήψεις, καταθέσεις από τον επιχειρηματία ή προσωπικές πληρωμές, πρέπει να εξεταστούν με τον κατάλληλο λογιστικό χειρισμό.

Πελάτες και προμηθευτές

Οι ανεξόφλητες απαιτήσεις και υποχρεώσεις δεν είναι απλώς υπόλοιπα σε μια καρτέλα. Δείχνουν αν υπάρχουν πελάτες που καθυστερούν, τι οφείλει η επιχείρηση και αν ένα τιμολόγιο έχει καταχωριστεί δύο φορές ή καθόλου. Η επικοινωνία με βασικούς πελάτες και προμηθευτές πριν το κλείσιμο βοηθά να λυθούν διαφορές εγκαίρως.

Σε επιχειρήσεις που εκδίδουν πολλά παραστατικά ή δουλεύουν με ηλεκτρονικές πλατφόρμες, χρειάζεται έλεγχος και της συμφωνίας των δεδομένων με το myDATA. Οι διαβιβάσεις, οι χαρακτηρισμοί και οι αποκλίσεις δεν πρέπει να αφήνονται για το τέλος, γιατί τότε η διόρθωση γίνεται πιο χρονοβόρα.

Απογραφή, πάγια και εγγραφές τακτοποίησης

Η απογραφή είναι κρίσιμη για εμπορικές, παραγωγικές και πολλές επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών που διατηρούν υλικά ή εμπορεύματα. Δεν αρκεί να γνωρίζετε περίπου τι υπάρχει στην αποθήκη. Χρειάζεται καταμέτρηση, σαφής καταγραφή και αποτίμηση, σύμφωνα με τους κανόνες που εφαρμόζονται στην επιχείρηση.

Μια λανθασμένη απογραφή μπορεί να αλλάξει ουσιαστικά το αποτέλεσμα της χρήσης. Λιγότερο απόθεμα στο τέλος σημαίνει, κατά κανόνα, μεγαλύτερο κόστος πωληθέντων. Περισσότερο απόθεμα σημαίνει το αντίστροφο. Για αυτό οι ποσότητες πρέπει να βασίζονται σε πραγματική μέτρηση και όχι σε εκτίμηση της στιγμής.

Παράλληλα εξετάζονται τα πάγια: υπολογιστές, οχήματα, μηχανήματα, έπιπλα και λοιπός εξοπλισμός. Ελέγχουμε ποιες αγορές πρέπει να παρακολουθούνται ως πάγια, ποιες αποσβέσεις αναλογούν στη χρήση και αν υπάρχει εξοπλισμός που έχει πουληθεί, καταστραφεί ή δεν χρησιμοποιείται πλέον. Στις περιπτώσεις αυτές, ο σωστός χειρισμός δεν είναι πάντα ίδιος και χρειάζεται αξιολόγηση με βάση τα πραγματικά στοιχεία.

Στο κλείσιμο μπορεί επίσης να απαιτούνται εγγραφές για δεδουλευμένα έξοδα ή έσοδα, ασφαλιστικές και φορολογικές υποχρεώσεις, τόκους, προβλέψεις ή άλλες τακτοποιήσεις. Αυτές είναι περισσότερο συνηθισμένες σε διπλογραφικά βιβλία, αλλά η ουσία αφορά κάθε επιχείρηση: τα έξοδα και τα έσοδα πρέπει να εμφανίζονται στη χρήση που πραγματικά αφορούν.

Πότε το κλείσιμο βιβλίων δυσκολεύει

Η μεγαλύτερη δυσκολία συνήθως δεν είναι η πολυπλοκότητα της νομοθεσίας. Είναι η καθυστερημένη πληροφόρηση. Παραστατικά που έχουν χαθεί, προσωπικές και επαγγελματικές κινήσεις στον ίδιο λογαριασμό, τιμολόγια που εκδόθηκαν με λάθος στοιχεία και αποθήκη χωρίς ενημερωμένη καταγραφή αυξάνουν τον χρόνο και τον κίνδυνο λάθους.

Υπάρχουν και περιπτώσεις που απαιτούν ειδική προσοχή: βραχυχρόνιες μισθώσεις, επιδοτήσεις, πωλήσεις μέσω ηλεκτρονικών πλατφορμών, ενδοκοινοτικές συναλλαγές, εισαγωγές, μεταβολές εταιρικού σχήματος ή απασχόληση προσωπικού. Εκεί δεν βοηθούν οι γενικές οδηγίες. Χρειάζεται έλεγχος της συγκεκριμένης περίπτωσης πριν γίνουν καταχωρίσεις ή δηλώσεις.

Πώς οργανώνεται σωστά η συνεργασία

Η καλύτερη πρακτική είναι να μη συσσωρεύεται όλη η δουλειά στο τέλος του έτους. Μια σταθερή μηνιαία ή τριμηνιαία ροή εγγράφων, η διατήρηση ξεχωριστού επαγγελματικού λογαριασμού και η άμεση ενημέρωση για κάθε σημαντική αλλαγή μειώνουν το κόστος και την πίεση.

Ο επιχειρηματίας δεν χρειάζεται να γνωρίζει κάθε λογιστικό κανόνα. Χρειάζεται, όμως, να δίνει έγκαιρα πλήρη και αληθή στοιχεία. Ο λογιστής αναλαμβάνει να αξιολογήσει τον κατάλληλο χειρισμό, να εντοπίσει κινδύνους και να προτείνει νόμιμες επιλογές που υποστηρίζουν τη φορολογική και επιχειρηματική εικόνα της δραστηριότητας.

Στην TaxConsultant αντιμετωπίζουμε το κλείσιμο βιβλίων ως ουσιαστικό έλεγχο της επιχείρησης και όχι ως μια βιαστική διαδικασία πριν από μια προθεσμία. Με σωστή οργάνωση, ψηφιακή αποστολή στοιχείων και προσωπική καθοδήγηση, η διαδικασία γίνεται ελεγχόμενη και κατανοητή.

Αν τα παραστατικά σας έχουν μείνει πίσω ή δεν είστε βέβαιοι ότι η εικόνα της επιχείρησης συμφωνεί με την πραγματικότητα, μην περιμένετε την τελευταία στιγμή. Κλείστε ραντεβού, συγκεντρώστε τα διαθέσιμα στοιχεία και αφήστε τον έλεγχο να ξεκινήσει με καθαρό πλάνο.