Ένα τιμολόγιο δεν τελειώνει όταν εκδοθεί ή όταν σταλεί στον πελάτη. Πλέον, η συναλλαγή πρέπει να αποτυπωθεί σωστά και στα ηλεκτρονικά βιβλία της ΑΑΔΕ. Αν αναρωτιέστε τι είναι το myDATA, πρόκειται για την ψηφιακή πλατφόρμα μέσω της οποίας διαβιβάζονται στοιχεία παραστατικών εσόδων και εξόδων, ώστε να σχηματίζεται μια πιο άμεση εικόνα για τη φορολογική δραστηριότητα κάθε επιχείρησης και επαγγελματία.

Για πολλούς επιχειρηματίες, το myDATA ακούγεται σαν ακόμη μία υποχρέωση. Στην πράξη, όμως, είναι μέρος της καθημερινής λογιστικής οργάνωσης. Όταν λειτουργεί σωστά, περιορίζει τις ασυμφωνίες, βοηθά στον έγκαιρο έλεγχο των παραστατικών και δίνει στην επιχείρηση καλύτερη εικόνα πριν από τις δηλώσεις ΦΠΑ και εισοδήματος. Όταν λειτουργεί πρόχειρα, μπορεί να δημιουργήσει καθυστερήσεις, λανθασμένες εγγραφές και άσκοπη πίεση στις προθεσμίες.

Τι είναι το myDATA στην πράξη

Το myDATA είναι η ψηφιακή υποδομή της ΑΑΔΕ για τα ηλεκτρονικά βιβλία. Η ονομασία προέρχεται από τις λέξεις my Digital Accounting and Tax Application. Δεν αντικαθιστά τον λογιστή, δεν είναι πρόγραμμα τιμολόγησης από μόνο του και δεν σημαίνει ότι η επιχείρηση παύει να τηρεί τα λογιστικά της αρχεία. Είναι το περιβάλλον όπου διαβιβάζονται και οργανώνονται τα δεδομένα των παραστατικών.

Η πλατφόρμα διαμορφώνει δύο βασικές εικόνες: το Αναλυτικό Βιβλίο, όπου εμφανίζονται οι διαβιβάσεις ανά παραστατικό, και το Συνοπτικό Βιβλίο, όπου συγκεντρώνονται τα αποτελέσματα εσόδων, εξόδων, φόρων, τελών και λοιπών λογιστικών κατηγοριών. Με απλά λόγια, η ΑΑΔΕ δεν βλέπει μόνο ένα συνολικό ποσό στο τέλος της περιόδου. Λαμβάνει στοιχεία για τις συναλλαγές που διαμορφώνουν αυτό το ποσό.

Η ουσία δεν είναι απλώς να «ανέβει» ένα τιμολόγιο. Κάθε διαβίβαση πρέπει να έχει τα σωστά δεδομένα: αξία, ΦΠΑ, είδος παραστατικού, χαρακτηρισμό εσόδου ή εξόδου όπου απαιτείται και τη σωστή σύνδεση με τη συναλλαγή. Ένα παραστατικό με λάθος χαρακτηρισμό μπορεί να φαίνεται εκδομένο, αλλά να δημιουργεί πρόβλημα στην πραγματική φορολογική του απεικόνιση.

Ποιους αφορά το myDATA

Το myDATA αφορά επιχειρήσεις και ελεύθερους επαγγελματίες που εκδίδουν ή λαμβάνουν παραστατικά στο πλαίσιο της δραστηριότητάς τους. Είτε έχετε εμπορική επιχείρηση, είτε παρέχετε υπηρεσίες, είτε διατηρείτε e-shop, είτε εργάζεστε ως ελεύθερος επαγγελματίας, η ορθή διαβίβαση των φορολογικών στοιχείων είναι βασικό κομμάτι της συμμόρφωσής σας.

Η καθημερινότητα κάθε κλάδου διαφέρει. Ένα τεχνικό γραφείο εκδίδει τιμολόγια υπηρεσιών, ένα κατάστημα λιανικής διαχειρίζεται αποδείξεις μέσω φορολογικών μηχανισμών, ένας επαγγελματίας μπορεί να έχει λίγα παραστατικά κάθε μήνα αλλά με ιδιαίτερες απαιτήσεις, ενώ μια επιχείρηση με προσωπικό έχει παράλληλα μισθοδοσία, αγορές, πωλήσεις και πάγια. Το κοινό σημείο είναι ότι τα δεδομένα πρέπει να φτάνουν σωστά στα ηλεκτρονικά βιβλία.

Οι ιδιώτες συνήθως δεν χρειάζεται να χειρίζονται το myDATA για τις προσωπικές τους δαπάνες. Αν όμως έχουν έναρξη επαγγέλματος, εισόδημα από επιχειρηματική δραστηριότητα ή συμμετέχουν στη διοίκηση μιας εταιρείας, τότε είναι χρήσιμο να γνωρίζουν τι παρακολουθεί ο λογιστής τους και γιατί ζητά έγκαιρα τα παραστατικά.

Ποια παραστατικά διαβιβάζονται

Στο myDATA διαβιβάζονται, ανάλογα με την περίπτωση, τιμολόγια πώλησης, τιμολόγια παροχής υπηρεσιών, αποδείξεις λιανικής, πιστωτικά τιμολόγια, δελτία και λοιπά φορολογικά παραστατικά. Διαβιβάζονται επίσης δεδομένα που αφορούν αγορές και δαπάνες, ώστε να αποτυπώνεται η πλήρης λογιστική εικόνα της επιχείρησης.

Σημαντικό ρόλο έχει η διάκριση ανάμεσα στον εκδότη και τον λήπτη. Ο εκδότης είναι υπεύθυνος για τη σωστή έκδοση και διαβίβαση των στοιχείων που εκδίδει. Ο λήπτης, από την πλευρά του, χρειάζεται να ελέγχει αν τα έξοδα και οι αγορές του έχουν αποτυπωθεί ορθά και αν απαιτούνται ενέργειες για τον χαρακτηρισμό ή την τακτοποίησή τους.

Αυτός ο έλεγχος δεν είναι τυπική διαδικασία. Ένα τιμολόγιο προμηθευτή που έχει εκδοθεί με λάθος ΑΦΜ, λάθος ποσό ή λάθος ΦΠΑ μπορεί να επηρεάσει την εικόνα των εξόδων και την ορθότητα της δήλωσης ΦΠΑ. Η έγκαιρη διόρθωση είναι συνήθως απλούστερη από την προσπάθεια εξήγησης μιας ασυμφωνίας μετά το κλείσιμο της περιόδου.

Έσοδα, έξοδα και χαρακτηρισμοί

Η διαβίβαση του παραστατικού είναι το πρώτο βήμα. Ο χαρακτηρισμός εξηγεί τη λογιστική και φορολογική φύση της συναλλαγής. Για παράδειγμα, άλλο είναι ένα έσοδο από παροχή υπηρεσίας, άλλο μια πώληση εμπορεύματος, άλλο μια αγορά παγίου και άλλο ένα λειτουργικό έξοδο.

Εδώ χρειάζεται προσοχή, γιατί δεν υπάρχει μία σωστή απάντηση για όλες τις επιχειρήσεις. Η ίδια δαπάνη μπορεί να αντιμετωπίζεται διαφορετικά ανάλογα με τη χρήση της, τα στοιχεία του παραστατικού και το πραγματικό αντικείμενο της δραστηριότητας. Η σωστή καταχώριση δεν γίνεται με εικασία ούτε μόνο με βάση την περιγραφή που αναγράφεται στο τιμολόγιο.

Πώς διαβιβάζονται τα παραστατικά στο myDATA

Η διαβίβαση μπορεί να γίνεται με διαφορετικούς τρόπους, ανάλογα με τον όγκο παραστατικών, τον τρόπο λειτουργίας της επιχείρησης και το λογισμικό που χρησιμοποιεί. Οι συνηθέστερες λύσεις είναι το εμπορικό ή λογιστικό πρόγραμμα που συνδέεται με την ΑΑΔΕ, η χρήση Παρόχου Ηλεκτρονικής Τιμολόγησης, η εφαρμογή τιμολόγησης της ΑΑΔΕ ή η ειδική φόρμα καταχώρισης για περιπτώσεις που προβλέπεται η χρήση της.

Για τη λιανική, η διαδικασία συνδέεται συχνά και με τον φορολογικό ηλεκτρονικό μηχανισμό ή το σύστημα έκδοσης αποδείξεων. Δεν είναι σωστό να επιλέγεται λύση μόνο επειδή φαίνεται οικονομική ή γρήγορη. Μια επιχείρηση με λίγα τιμολόγια μπορεί να καλύπτεται από μια απλή εφαρμογή, ενώ μια επιχείρηση με αποθήκη, πολλές πωλήσεις, ηλεκτρονικό κατάστημα και προσωπικό χρειάζεται συνήθως πιο ολοκληρωμένη διασύνδεση.

Το κρίσιμο είναι να υπάρχει σταθερή ροή: έκδοση παραστατικού, ορθή διαβίβαση, έλεγχος επιτυχούς αποστολής, λογιστικός χαρακτηρισμός και συμφωνία με τα βιβλία της επιχείρησης. Αν ένα από αυτά τα στάδια μείνει πίσω, το πρόβλημα συσσωρεύεται.

Τι αλλάζει για τον επιχειρηματία

Η μεγαλύτερη αλλαγή είναι ότι η λογιστική ενημέρωση δεν μπορεί να περιμένει πάντα το τέλος του μήνα ή το τέλος του χρόνου. Τα παραστατικά πρέπει να παραδίδονται έγκαιρα, να εκδίδονται με σωστά στοιχεία και να ελέγχονται συστηματικά. Η εικόνα της επιχείρησης γίνεται πιο άμεση, άρα και τα λάθη φαίνονται νωρίτερα.

Αυτό έχει και θετική πλευρά. Όταν ο επιχειρηματίας γνωρίζει εγκαίρως τον κύκλο εργασιών, τα έξοδα και τον ΦΠΑ που προκύπτει, μπορεί να προγραμματίζει καλύτερα τις πληρωμές του. Δεν περιμένει την τελευταία στιγμή για να μάθει τι οφείλει ή αν λείπουν παραστατικά. Η οργάνωση δεν μειώνει μόνο τον κίνδυνο προστίμων και ασυμφωνιών. Μειώνει και το άγχος.

Υπάρχει όμως μια παγίδα: το myDATA δεν διορθώνει από μόνο του μια κακή εσωτερική διαδικασία. Αν οι αποδείξεις μένουν σε συρτάρια, τα τιμολόγια φτάνουν στον λογιστή μετά από εβδομάδες ή οι εκδόσεις γίνονται χωρίς έλεγχο ΑΦΜ και στοιχείων πελάτη, η ψηφιακή πλατφόρμα απλώς καταγράφει το πρόβλημα πιο γρήγορα.

Τα συχνότερα λάθη που κοστίζουν χρόνο

Πολλά προβλήματα ξεκινούν από μικρές παραλείψεις: λάθος ημερομηνία, εσφαλμένος συντελεστής ΦΠΑ, διπλή έκδοση, παραστατικό που ακυρώθηκε χωρίς να ακολουθήσει η σωστή διαδικασία ή έξοδο που δεν παραδόθηκε ποτέ στο λογιστήριο. Εξίσου συχνό είναι να θεωρεί ο επιχειρηματίας ότι η επιτυχής αποστολή από το πρόγραμμα σημαίνει και πλήρη λογιστική ορθότητα. Δεν σημαίνει πάντα αυτό.

Χρειάζεται επίσης να ξεχωρίζουμε την έκδοση του παραστατικού από τη διαβίβαση και από τον χαρακτηρισμό του. Πρόκειται για συνδεδεμένες αλλά διαφορετικές ενέργειες. Μια καθυστέρηση ή ένα λάθος σε οποιοδήποτε στάδιο μπορεί να απαιτήσει διορθωτικές κινήσεις.

Η καλύτερη άμυνα είναι μια απλή, σταθερή συνήθεια: εκδίδετε σωστά τα παραστατικά, συγκεντρώνετε άμεσα τα έξοδα, κρατάτε καθαρή επικοινωνία με το λογιστήριο και ζητάτε βοήθεια πριν η εκκρεμότητα γίνει πιεστική. Η ομάδα της TaxConsultant μπορεί να οργανώσει τη διαδικασία με βάση τον τρόπο που λειτουργεί η δική σας επιχείρηση, όχι με μια γενική λύση για όλους.

Το myDATA δεν χρειάζεται να γίνει άλλη μία πηγή ανησυχίας. Με σωστή καθοδήγηση και έγκαιρη συνεργασία, γίνεται ένα εργαλείο που σας βοηθά να ξέρετε πού βρίσκεται η επιχείρησή σας και να παίρνετε αποφάσεις με μεγαλύτερη ασφάλεια.