Όταν ένας εργοδότης σκέφτεται να κάνει νέα πρόσληψη, το πρώτο λάθος είναι να κοιτά μόνο τον καθαρό ή τον μικτό μισθό. Στην πράξη, ο υπολογισμός κόστους πρόσληψης εργαζομένου είναι πιο σύνθετος και επηρεάζει άμεσα τη ρευστότητα, την τιμολόγηση, το περιθώριο κέρδους και τη συνολική οργάνωση της επιχείρησης.

Αυτό δεν σημαίνει ότι η διαδικασία είναι απαγορευτική. Σημαίνει ότι πρέπει να γίνει σωστά, από την αρχή, με πραγματικά δεδομένα και όχι με μια πρόχειρη εκτίμηση. Έτσι αποφεύγεις δυσάρεστες εκπλήξεις, λάθη στη μισθοδοσία και αποφάσεις που τελικά κοστίζουν περισσότερο από όσο υπολόγισες.

Τι περιλαμβάνει ο υπολογισμός κόστους πρόσληψης εργαζομένου

Το συνολικό εργοδοτικό κόστος δεν είναι μόνο ο συμφωνημένος μισθός. Περιλαμβάνει τον μικτό μισθό, τις εργοδοτικές εισφορές, τα δώρα εορτών, το επίδομα αδείας, την αποζημίωση άδειας όταν προκύπτει, αλλά και κάθε άλλη υποχρέωση που σχετίζεται με τη συγκεκριμένη σύμβαση εργασίας.

Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να προστεθούν και έμμεσα κόστη. Για παράδειγμα, κόστος εκπαίδευσης, κόστος ένταξης του νέου εργαζομένου στην επιχείρηση, εξοπλισμός, στολή, λογισμικό, ιατρός εργασίας ή τεχνικός ασφαλείας, όπου απαιτείται. Αυτά συχνά δεν φαίνονται στην πρώτη ματιά, αλλά επηρεάζουν ουσιαστικά το πραγματικό κόστος της πρόσληψης.

Για αυτό, πριν δοθεί μια τελική προσφορά σε υποψήφιο εργαζόμενο, χρειάζεται πλήρης εικόνα. Το ζητούμενο δεν είναι απλώς να δεις αν «βγαίνει» ο μισθός. Το ζητούμενο είναι να ξέρεις αν η θέση είναι βιώσιμη για την επιχείρηση σε βάθος χρόνου.

Από πού ξεκινά ο σωστός υπολογισμός

Η αφετηρία είναι το είδος της απασχόλησης. Άλλο κόστος έχει μια πλήρης απασχόληση, άλλο μια μερική, άλλο μια εκ περιτροπής εργασία. Επίσης, ρόλο παίζει αν ο εργαζόμενος αμείβεται με μηνιαίο μισθό ή με ημερομίσθιο, αν ισχύει κάποια συλλογική σύμβαση και αν υπάρχουν ειδικοί όροι για επιδόματα ή προσαυξήσεις.

Στη συνέχεια εξετάζεις το μικτό ποσό αποδοχών. Πάνω σε αυτό χτίζεται ένα σημαντικό μέρος του κόστους, αφού από εκεί υπολογίζονται και οι σχετικές εργοδοτικές επιβαρύνσεις. Αν το αρχικό ποσό δεν έχει υπολογιστεί σωστά, όλη η εκτίμηση θα είναι λανθασμένη.

Έπειτα πρέπει να ενσωματωθούν οι υποχρεώσεις που εμφανίζονται μέσα στη χρονιά και όχι μόνο κάθε μήνα. Εδώ πολλοί εργοδότες πέφτουν έξω, γιατί σκέφτονται το μηνιαίο κόστος αλλά ξεχνούν ότι υπάρχουν δώρα, άδεια και εποχικές διαφοροποιήσεις.

Τα βασικά στοιχεία του εργοδοτικού κόστους

Μικτές αποδοχές

Ο μικτός μισθός είναι η βάση. Δεν είναι το ποσό που λαμβάνει τελικά ο εργαζόμενος στο χέρι, αλλά το ποσό πάνω στο οποίο στηρίζεται η μισθοδοτική και ασφαλιστική αντιμετώπιση. Αν ένας εργοδότης υπολογίζει μόνο τα καθαρά, ουσιαστικά βλέπει ένα μέρος της εικόνας.

Εργοδοτικές εισφορές

Οι εργοδοτικές εισφορές αυξάνουν το πραγματικό κόστος πέρα από τον συμφωνημένο μισθό. Το ποσοστό τους εξαρτάται από το ισχύον πλαίσιο, το είδος της απασχόλησης και ορισμένες φορές από ειδικές περιπτώσεις ή προγράμματα. Γι’ αυτό δεν υπάρχει μία απάντηση που να ταιριάζει σε όλους.

Δώρα και επίδομα αδείας

Αν θέλεις να δεις το ετήσιο κόστος σωστά, πρέπει να συνυπολογίσεις Δώρο Χριστουγέννων, Δώρο Πάσχα και επίδομα αδείας. Αυτά δεν είναι προαιρετικά στοιχεία, αλλά κανονικές μισθολογικές υποχρεώσεις. Αν τα αφήσεις εκτός, το budget της πρόσληψης θα είναι ελλιπές.

Άδειες και απουσίες

Η ετήσια άδεια είναι μέρος του κόστους εργασίας. Παράλληλα, σε ορισμένες επιχειρήσεις πρέπει να συνυπολογίζεται και το λειτουργικό κόστος κάλυψης του κενού όταν ο εργαζόμενος λείπει. Δεν είναι πάντα λογιστικό κόστος με τη στενή έννοια, είναι όμως πραγματική επιβάρυνση για την επιχείρηση.

Λοιπά λειτουργικά έξοδα

Ένας νέος εργαζόμενος μπορεί να χρειαστεί υπολογιστή, τηλέφωνο, άδεια χρήσης προγραμμάτων, εκπαίδευση ή θέση εργασίας. Ειδικά σε μικρές επιχειρήσεις, αυτά τα έξοδα φαίνονται μικρά μεμονωμένα, αλλά συνολικά επηρεάζουν αρκετά την τελική απόφαση.

Παράδειγμα λογικής υπολογισμού

Ας δούμε τη λογική, χωρίς να σταθούμε σε συγκεκριμένα ποσοστά που μπορεί να αλλάξουν. Αν συμφωνήσεις έναν μηνιαίο μικτό μισθό, το πρώτο βήμα είναι να προστεθούν οι εργοδοτικές εισφορές. Έτσι προκύπτει το άμεσο μηνιαίο εργοδοτικό κόστος.

Μετά, δεν σταματάς εκεί. Πρέπει να αναγάγεις την εικόνα σε ετήσια βάση και να προσθέσεις τις επιπλέον αποδοχές που καταβάλλονται μέσα στο έτος, όπως τα δώρα και το επίδομα αδείας. Αν θέλεις ακόμη πιο ρεαλιστική πρόβλεψη, προσθέτεις και τα λειτουργικά έξοδα που συνδέονται με τη συγκεκριμένη θέση.

Αυτός είναι ο λόγος που δύο προσλήψεις με ίδιο μικτό μισθό δεν έχουν πάντα το ίδιο συνολικό κόστος. Διαφορετικό ωράριο, διαφορετικές ανάγκες εξοπλισμού, διαφορετική παραγωγική ένταξη και διαφορετικές συμβατικές συνθήκες μπορούν να αλλάξουν σημαντικά το αποτέλεσμα.

Τι αλλάζει ανάλογα με το είδος της επιχείρησης

Σε μια εμπορική επιχείρηση, το κρίσιμο ερώτημα είναι αν ο νέος εργαζόμενος θα στηρίξει τον τζίρο ή θα αποσυμφορήσει λειτουργίες που σήμερα καθυστερούν την ανάπτυξη. Σε ένα κατάστημα λιανικής, για παράδειγμα, μια πρόσληψη μπορεί να βοηθήσει στο ωράριο, στις πωλήσεις και στην εξυπηρέτηση. Αν όμως ο κύκλος εργασιών δεν δικαιολογεί το επιπλέον κόστος, η πίεση στη ρευστότητα θα εμφανιστεί γρήγορα.

Σε μια εταιρεία παροχής υπηρεσιών, τα πράγματα συνδέονται συχνά με τις χρεώσιμες ώρες και την παραγωγικότητα. Εκεί ο εργοδότης χρειάζεται να ξέρει όχι μόνο τι θα κοστίσει ο εργαζόμενος, αλλά και πόσο γρήγορα θα αποδώσει. Ένας εξειδικευμένος υπάλληλος μπορεί να κοστίζει περισσότερο, αλλά να φέρνει ταχύτερα έσοδα ή καλύτερη ποιότητα υπηρεσίας.

Στην εστίαση, στον τουρισμό ή σε εποχικές δραστηριότητες, η διάρκεια της συνεργασίας και οι έντονες διακυμάνσεις του φόρτου αλλάζουν πλήρως την προσέγγιση. Εκεί δεν αρκεί μια γενική εκτίμηση. Χρειάζεται σχεδιασμός με βάση τη σεζόν, τις βάρδιες και τη ρεαλιστική διαθεσιμότητα προσωπικού.

Τα συχνότερα λάθη στον υπολογισμό

Το πιο συνηθισμένο λάθος είναι η σύγχυση ανάμεσα σε καθαρές και μικτές αποδοχές. Ο εργοδότης ακούει τι θέλει να παίρνει ο εργαζόμενος και προσπαθεί να χτίσει την προσφορά από εκεί, χωρίς να έχει πρώτα σαφή εικόνα της συνολικής επιβάρυνσης.

Δεύτερο λάθος είναι ότι δεν λαμβάνονται υπόψη οι ετήσιες παροχές. Το κόστος φαίνεται χαμηλό τους πρώτους μήνες και μετά ξαφνικά αυξάνεται, όχι επειδή άλλαξε κάτι, αλλά επειδή δεν είχε υπολογιστεί σωστά από την αρχή.

Τρίτο λάθος είναι η παράβλεψη των ειδικών όρων της σύμβασης ή του κλάδου. Υπερωρίες, νυχτερινά, αργίες, Κυριακές, προσαυξήσεις και ειδικές παροχές μπορούν να αλλάξουν πολύ το τελικό αποτέλεσμα. Αν η θέση περιλαμβάνει τέτοιες μεταβλητές, ο υπολογισμός πρέπει να γίνει με σενάρια και όχι με μία στατική τιμή.

Γιατί συμφέρει να γίνεται πριν από την αγγελία

Πολλές επιχειρήσεις βγάζουν πρώτα την αγγελία και μετά ψάχνουν να βρουν πόσο πραγματικά αντέχουν να πληρώσουν. Αυτό συνήθως οδηγεί σε κακή στόχευση, χαμένο χρόνο και υποψηφίους που αποχωρούν όταν φτάνει η συζήτηση των αποδοχών.

Όταν ο υπολογισμός έχει γίνει νωρίς, ξέρεις τι εύρος αποδοχών μπορείς να προσφέρεις, ποιο μοντέλο απασχόλησης σε εξυπηρετεί και τι περιμένεις από τη θέση για να βγαίνει οικονομικά. Έτσι και η πρόσληψη γίνεται πιο γρήγορα και η συνεργασία ξεκινά σε πιο σταθερή βάση.

Για μια μικρομεσαία επιχείρηση, αυτό είναι κρίσιμο. Μια λανθασμένη πρόσληψη δεν κοστίζει μόνο μισθολογικά. Κοστίζει χρόνο, προσαρμογή, λάθη, καθυστερήσεις και συχνά δεύτερη διαδικασία αναζήτησης προσωπικού.

Πότε χρειάζεται υποστήριξη από λογιστή ή σύμβουλο μισθοδοσίας

Η απάντηση είναι απλή. Πριν δεσμευτείς. Αν υπάρχει έστω και μικρή αβεβαιότητα για το είδος σύμβασης, το ωράριο, τις εισφορές ή τη συνολική επιβάρυνση, είναι προτιμότερο να γίνει έλεγχος εκ των προτέρων. Έτσι ξέρεις ότι η απόφαση δεν βασίζεται σε εικασία.

Ειδικά όταν η επιχείρηση μεγαλώνει ή κάνει την πρώτη της πρόσληψη, η σωστή καθοδήγηση γλιτώνει πολλά. Ένα οργανωμένο λογιστικό γραφείο δεν υπολογίζει μόνο τον μισθό. Βλέπει τη μεγάλη εικόνα, εντοπίζει τις υποχρεώσεις που δεν είναι πάντα εμφανείς και σε βοηθά να διαλέξεις τη λύση που είναι νόμιμη, λειτουργική και οικονομικά σωστή.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει λιγότερο άγχος για τον εργοδότη και καλύτερος έλεγχος του κόστους. Αν θέλεις η πρόσληψη να στηρίξει την ανάπτυξη της επιχείρησής σου και όχι να δημιουργήσει νέα πίεση, χρειάζεσαι καθαρούς αριθμούς πριν πεις το τελικό «προχωράμε». Η ομάδα της TaxConsultant – Παναγιωτή μπορεί να σε βοηθήσει να δεις το πραγματικό κόστος, να αποφύγεις λάθη και να κινηθείς με σιγουριά. Ξεκίνα με σωστό υπολογισμό και η επόμενη πρόσληψη θα είναι πολύ πιο ασφαλής απόφαση.